home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / wml22.zip / WML.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-06-25  |  135KB  |  3,169 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                   What Mailing List?                                  __________________
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                                        CONTENTS
  14.  
  15.  
  16.  
  17.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY  . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  18.  
  19.           II.   COPYRIGHT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  20.  
  21.           III.  LICENSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  22.  
  23.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME) . . . . . . . . . .   2
  24.                 Official Distribution Bulletin Boards . . . . . . . . .   2
  25.  
  26.           V.    ORDERING METHODS AND REGISTRATION FEES  . . . . . . . .   2
  27.                 A. How To Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  28.                 B. Pricing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  29.                 INVOICE & REGISTRATION FORM . . . . . . . . . . . . . .   7
  30.  
  31.           VI.   WHAT DOES THIS SOFTWARE DO? . . . . . . . . . . . . . .   8
  32.  
  33.           VII.  SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  34.                 A. Storage Requirements (Disk Drives) . . . . . . . . .   9
  35.                 B. Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  36.                 C. Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  37.  
  38.           VIII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE . . . . . . . . . . .    11
  39.  
  40.           IX.   USING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME . . . . .    11
  41.                 A. Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  42.                 B. Updating To a Newer Release  . . . . . . . . . . .    12
  43.                 C. Choosing a Directory for WML . . . . . . . . . . .    12
  44.                 D. Using an LCD or Monochrome Monitor with a Colour
  45.                    Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  46.                 E. Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  47.                 F. Status Line  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14
  48.  
  49.           X.    MANAGING & PRINTING YOUR FILES  . . . . . . . . . . .    15
  50.                 A. Creating a New File  . . . . . . . . . . . . . . .    15
  51.                 B. Opening an Existing File . . . . . . . . . . . . .    15
  52.                 C. Saving/Closing a File  . . . . . . . . . . . . . .    16
  53.                 D. Deleting a File  . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  54.                 E. Changing a File's Name & Description . . . . . . .    16
  55.                 F. Making Back-up Copies of Your Files  . . . . . . .    17
  56.                 G. Restoring Files from a Back-up Copy  . . . . . . .    17
  57.                 H. Formatting Floppy Disks  . . . . . . . . . . . . .    18
  58.                 I. Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing) . . . . .    18
  59.  
  60.                                          -i-
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                   What Mailing List?                                  __________________
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.                 J. Removing Records Which Are Marked for Deletion
  79.                    (Packing)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  80.                 K. Importing Data from Other Software . . . . . . . .    19
  81.                    1.  Importing dBase Files (19)                       _____________________
  82.                    2.  Importing ASCII Files (20)                       _____________________
  83.                    3.  Importing WML Files (21)                       ___________________
  84.                 L. Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  85.                    1.  ASCII, comma-delimited (22)                       ______________________
  86.                    2.  ASCII, fixed field length (22)                       _________________________
  87.                    3.  WordPerfect Merge (22)                       _________________
  88.                    4.  Microsoft Word Merge (22)                       ____________________
  89.                    5.  Ventura Publisher (23)                       _________________
  90.                 M. Query/Select and Print . . . . . . . . . . . . . .    23
  91.                    1.  Selecting entries to be printed (23)                       _______________________________
  92.                    2.  Acting upon selected entries (24)                       ____________________________
  93.                    3.  Query Examples (24)                       ______________
  94.                    4.  Printing (25)                       ________
  95.                    5.  11-digit Zip Codes (25)                       __________________
  96.                    6.  Other Post Office Considerations (26)                       ________________________________
  97.                    7.  Group List (26)                       __________
  98.                    8.  Envelopes (27)                       _________
  99.                    9.  Labels (28)                       ______
  100.                    10. Phone Book (29)                       __________
  101.                    11. Zip/Postal Code Distribution List (29)                       _________________________________
  102.  
  103.           XI.   DATA ENTRY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  104.                 A. Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  105.                    1.  Special Keys and Key Combinations (30)                       _________________________________
  106.                    2.  Function Keys (F-Keys) (30)                       ______________________
  107.                    3.  Alt Key Combinations (30)                       ____________________
  108.                    4.  Using Filters (31)                       _____________
  109.                    5.  Getting Help (F1/Help) (32)                       ______________________
  110.                    6.  Locating Another Entry (F2/Find) (32)                       ________________________________
  111.                    7.  Grouping Entries Together (F3/Group) (32)                       ____________________________________
  112.                    8.  Adding New Records (33)                       __________________
  113.                    9.  Changing Existing Records (34)                       _________________________
  114.                    10. Using the Delete/Omit/Bad Address Flags (34)                       _______________________________________
  115.                    11. Using Smart Zip (35)                       _______________
  116.                    12. Macros & Key Words (35)                       __________________
  117.                 B. Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  118.                 C. Abbreviations (Macros) . . . . . . . . . . . . . .    37
  119.  
  120.           XII.  INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF
  121.                 ENTRIES)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  122.                 A. Changing the Index . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  123.                 B. Filters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  124.                    1.  Setting a Filter (38)                       ________________
  125.  
  126.                                          -ii-
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                   What Mailing List?                                  __________________
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.                    2.  Clearing a Filter (38)                       _________________
  145.  
  146.           XIII. PREFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  147.                 A. Setting Your Return Addresses  . . . . . . . . . .    39
  148.                 B. Setting Envelope Size  . . . . . . . . . . . . . .    39
  149.                 C. Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types  . .    39
  150.                 D. Settings: Back-up, Country, & Directory Display  .    40
  151.                    1.  Back-up & Restore Method (40)
  152.                    2.  Mailing to Various Countries (Country setting)
  153.                        (41)
  154.                    3.  Directory Display Format (41)
  155.                    4.  Error Tone (42)
  156.                    5.  Automatic 11-digit Zip (42)
  157.                 E. Defining your Printers . . . . . . . . . . . . . .    42
  158.                    1.  Laser Printer Soft Fonts (43)                       ________________________
  159.                    2.  Scalable Fonts (43)                       ______________
  160.                    3.  Post Office Considerations (44)                       __________________________
  161.                 F. Duplicate Checking . . . . . . . . . . . . . . . .    44
  162.  
  163.           XIV.  HELP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    44
  164.  
  165.           XV.   ERROR MESSAGES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    45
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.                                         -iii-
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                   What Mailing List?                                  __________________
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY
  211.  
  212.                 By using this software and documentation ("WML") you must
  213.           accept this disclaimer of warranty:
  214.  
  215.                 WML is provided "as is" without any warranties or
  216.           conditions, expressed or implied, including, but not limited to,
  217.           those concerning merchantability and fitness for a particular
  218.           purpose.  By using WML, you are expressly releasing the author,
  219.           Angel Babudro, from any liability resulting from the use of this
  220.           software and documentation.  You must assume the entire risk of
  221.           using WML.  Please test and supervise WML thoroughly before
  222.           relying on it.
  223.  
  224.  
  225.           II.   COPYRIGHT
  226.  
  227.                 WML is owned and copyright (c) 1989-1993 by Angel Babudro,
  228.           all rights reserved.  You may only use and/or distribute WML
  229.           under the License terms below.
  230.  
  231.  
  232.           III.  LICENSE
  233.  
  234.                 1. WML is being distributed as Shareware; it is not free. 
  235.           WML is licensed for individual personal use and evaluation for an
  236.           unlimited time.  Use and evaluation by businesses, corporations,
  237.           governments, consultants or professionals of any type, or
  238.           individuals in any kind of organized or commercial activity is
  239.           limited to 60 days, after which time the REGISTERED Edition of
  240.           WML must be purchased or the use of Unregistered Edition of WML
  241.           must be discontinued.
  242.  
  243.                 2. You may keep as many backup copies of WML as you wish. 
  244.           The Registered Edition is limited to simultaneous use on the
  245.           number of computers indicated by your registration level.  The
  246.           Unregistered Edition may be used on any number of computers.  You
  247.           may share WML with others in complete and unmodified form. 
  248.           REGISTERED USERS may NOT distribute the separate file CONFIG.WDT
  249.           nor the font files ending in SFP and SFL.
  250.  
  251.                 3. You MUST NOT charge any fee or receive any consideration
  252.           for distributing the WML files and you MUST NOT include WML with
  253.           another business transaction (e.g., a hardware sale) unless you
  254.           have express written consent from the copyright holder, Angel
  255.           Babudro.  You MAY charge a fee of not more than US$6 (six
  256.           dollars) for the disk and/or service of distribution.
  257.  
  258.                                          -1-
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                   What Mailing List?                                  __________________
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME)
  278.  
  279.                 If you have questions or need help, just drop a note to me
  280.           through the mail or a BBS listed below.  Registered users,
  281.           vendors, and sysops may contact me via telephone as well.  Sysops
  282.           and shareware vendors please see VENDOR.DOC for distribution
  283.           information.
  284.  
  285.                 Mail        Angel Babudro, "Organic Computer Wizardry",
  286.                             28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  287.                 Phone       (315) 853-6942 9am - 5pm Eastern Time, Mon-Fri
  288.  
  289.                 I will be moving during the summer of 1993 so please allow
  290.           extra time for me to respond.  You can still contact me via the
  291.           above address & phone number - my wife's parents will continue to
  292.           live here and they will give you my new address (I don't know
  293.           what it will be yet) and forward mail & orders to me.
  294.  
  295.                 Official Distribution Bulletin Boards
  296.  
  297.                 On bulletin boards I use the first name "Angelo" since it
  298.           avoids gender confusion.  Scan for the file name WML*.* to locate
  299.           the latest version.
  300.  
  301.           East Coast        Excalibur, Central NY (315) 736-3792 USR Dual
  302.                             My software can be FREQed from this board via
  303.                             RBBS Net address A:954/401, FIDO Net address
  304.                             1:26501, or ICN Net 91:315/101.
  305.  
  306.           West Coast        Researcher's, So Cal (805) 949-8151 USR Dual
  307.                             Conference #136 is OrganicSftwr - enter "J;136"
  308.                             before downloading, browsing for topics of
  309.                             interest, and/or leaving messages to me.
  310.  
  311.                 My software can also be found on many of the nations larger
  312.           bulletin boards, such as Exec-PC and Channel 1.
  313.  
  314.  
  315.           V.    ORDERING METHODS AND REGISTRATION FEES
  316.  
  317.                 If you WML beyond its trial period you must pay a
  318.           registration fee.  Here are incentives to register:
  319.  
  320.                 - The shareware license & pause at start-up will go away.
  321.                 - You get the latest version direct from the author with
  322.                   free PCL soft fonts.
  323.  
  324.                                          -2-
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.                                   What Mailing List?                                  __________________
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.                 - You may order a printed and 3-ring-bound manual which
  343.                   contains more details than the manual on disk.
  344.                 - You can sign up to receive automatic updates so you will
  345.                   always have the latest features and enhancements.
  346.                 - You can talk to a real person who is fully knowledgeable
  347.                   about WML and can help you right away.  I have been known
  348.                   to fix problems the same day and download updates to my
  349.                   customers via modem.  I am committed to making my
  350.                   software work well for you.
  351.                 - It's the right thing to do.
  352.  
  353.                 A. How To Order
  354.  
  355.                 U.S. customers please send cash, check, or money order. 
  356.           Canadian customers please send cash or Canadian International
  357.           Money Order (CIMO).  Customers in other countries please send
  358.           U.S. funds drawn on a U.S. bank.  If you send cash use a
  359.           "security" no-see-through envelope and you may want to send it
  360.           via Registered mail, too.
  361.  
  362.                 If you prefer to use a credit card, you can order WML from
  363.           Public (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover
  364.           card by calling 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or by
  365.           FAX to 713-524-6398 or by CompuServe to 71355,470.  THESE NUMBERS
  366.           ARE FOR ORDERING ONLY.  I CANNOT be reached at those numbers.  To
  367.           contact me for information about dealer pricing, volume
  368.           discounts, site licensing, the status of shipment of the product,
  369.           the latest version number, or for technical information, call
  370.           315-852-6942 or write me at 28 Mulberry Street, Clinton, NY USA
  371.           13323-1506.  Shareware is "try before you buy" so please
  372.           understand that product returns are not allowed.
  373.  
  374.                 When ordering from PsL ask for product #10800 and please
  375.           note that PsL will add $3 for shipping & handling to U.S. as well
  376.           as Canadian orders.
  377.  
  378.                 B. Pricing
  379.  
  380.           Registration with Disk -- A single copy costs $29.  You will
  381.                 receive the latest Registered Edition of What Mailing List?                                                         __________________
  382.                 with automated installation, the latest version of this
  383.                 documentation on disk, some PCL soft fonts that I have put
  384.                 together, and notification of updates.  See below for
  385.                 printed & video manuals.
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.                                          -3-
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                   What Mailing List?                                  __________________
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.           Multiple Copies -- If you would like to resell What Mailing List?                                                         __________________
  409.                 or have multiple locations at which you would like to use
  410.                 WML etc., you may receive a discount as follows:
  411.                 -  2-4 disk copies on the same order                    40%
  412.                 -  5 or more disks on the same order                    50%
  413.                 Resellers may receive a 40% discount on a single disk
  414.                 provided a copy of the resale certificate is provided.
  415.  
  416.           Site License -- use WML on as many computers as necessary at a
  417.                 single location of a single business.  Purchase a single
  418.                 copy (see above) and add the appropriate site license fee
  419.                 below:
  420.                    Up to 4 computers                        $30.00 per site
  421.                    Up to 10 computers                       $70.00 per site
  422.                    Up to 20 computers                      $150.00 per site
  423.                    Any number of computers                 $400.00 per site
  424.  
  425.           Manuals -- printed on my laser printer and bound in a flexible 3-
  426.                 ring binder, these manuals contain graphics & detailed
  427.                 descriptions of each screen, some basic computer & data
  428.                 base lingo, and an index.  I want people to have and use
  429.                 these manuals, but I am very concerned about deforestation. 
  430.                 Experienced users will probably have no need for a manual.
  431.                    One copy                                           $8.00
  432.                    Multiple copies on same order                 $6.00 each
  433.  
  434.           Video Manual -- I would like to make a video manual, but I need
  435.                 some indication that people want one.  I can provide tapes
  436.                 in HiFi VHS, 8mm, or Beta formats.  Anyone interested?
  437.  
  438.           Free Updates -- When you register I will send you a "key" file
  439.                 which will work for all 2.x releases of WML.  You can
  440.                 download the latest version from a bulletin board or get a
  441.                 copy from a friend or shareware vendor and over-write the
  442.                 old files with the new ones.  The new version will
  443.                 recognize your registration "key" in your CONFIG.WDT file
  444.                 (which is NOT distributed with the Unregistered Edition). 
  445.                 If you can't find WML on a bulletin board in your area, ask
  446.                 a sysop if it can be FREQed from a network address given in
  447.                 the Technical Support (How To Reach Me) section.
  448.  
  449.           Updates Though the Mail -- I will send updates through the mail
  450.                 (on disk) for $7.00 (add shipping outside the continental
  451.                 U.S.).  You may deduct $2.00 if you send me a disk to re-
  452.                 use.
  453.  
  454.  
  455.  
  456.                                          -4-
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                   What Mailing List?                                  __________________
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.                 How often is WML updated?  At this stage I am releasing one
  475.                 to five new versions every month with a major update
  476.                 happening every six to eight months.  There are a couple of
  477.                 major updates in the works (like bar codes on dot matrix
  478.                 labels), but most of the updating I've been doing lately is
  479.                 refining the documentation and fixing bugs with what's
  480.                 already there.  If you find a bug, please let me know about
  481.                 it (be as thorough and specific as you can, please) and I
  482.                 will fix it and send you an update.
  483.  
  484.           Update Subscription -- I like to be flexible and fast with
  485.                 suggestions from users, but it can be very time-consuming
  486.                 to keep up with a product's evolution by downloading from
  487.                 BBSs.  So I came up with an automatic update service.  I
  488.                 will send new updates as they are released, about every
  489.                 other month - I'll skip the really minor ones, but any                                            ______
  490.                 "fixes" or significant enhancements will be sent to you. 
  491.                 In return you will be expected to send $7 plus foreign
  492.                 shipping, if any, to me within seven days or return the
  493.                 disk to cancel this service.
  494.  
  495.           Complimentary Registered Editions - I would like to give you a
  496.                 complimentary registration if you will give me a bit of
  497.                 marketing assistance in one of three ways:
  498.  
  499.                 1. Write a review of one of my packages and post it on five
  500.                    bulletin boards, then send me a copy showing the full
  501.                    message (with the BBS's header).  Your review will be
  502.                    most helpful if it mentions your best & worst-liked
  503.                    features and any ideas you have for improvement.  If you
  504.                    have experience with any competing software please
  505.                    include your opinion of how they compare to each other.
  506.  
  507.                 2. Upload a package to at least five public ("open") BBSs. 
  508.                    It's nice if you upload to time-share systems, private
  509.                    ("closed") BBSs, or part-time BBS, but please do not use
  510.                    these to apply for a complimentary registered edition.
  511.  
  512.                 3. If you are a consultant or other type of computer
  513.                    professional and your recommendation leads to one or
  514.                    more of your clients purchasing WML, send me a note with
  515.                    your client's registration or have them mention you when
  516.                    they register.  I will send a complimentary registered
  517.                    edition or an update for every registration you get me. 
  518.                    This is in lieu of a multiple copy discount; I intend it
  519.                    for consultants who choose not to deal with sales tax.
  520.  
  521.  
  522.                                          -5-
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                   What Mailing List?                                  __________________
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                 Please send $2 for shipping expenses.  One complimentary
  541.           registration per person or company.  Offer valid until Dec. 31,
  542.           1993.  With a comp. registration you may order a site license or
  543.           printed manual.  I normally do not send notices or free updates
  544.           to comp. reg. holders, but I will provide updates as outlined
  545.           above.
  546.  
  547.  
  548.                         COMPLIMENTARY REGISTRATION APPLICATION
  549.  
  550.                                                    Date____________________
  551.  
  552.                 Please also fill in the Invoice on the following page (put
  553.           $0 for the disk).  Include $2.00 for shipping within the U.S. or
  554.           the amount indicated on the invoice for addresses outside the
  555.           U.S.  Remember to order printed manual(s) if you so desire.
  556.  
  557.           (__)  Review posted on (BBS name & number)_______________________
  558.                 Include a copy of the review, please.
  559.           (__)  I posted a review of _______________ (name and version,
  560.                 like "WML 2.2") on the five 24-hour public BBSs below.
  561.           (__)  I uploaded (archive name, like WML22.ARJ)__________________
  562.                 to the five 24-hour public ("open") BBSs below.
  563.  
  564.              BBS Name              Phone number/Modem speed Sysop Name             ________              ________________________ __________
  565.  
  566.           1_______________________ ________________________ _______________
  567.           2_______________________ ________________________ _______________
  568.           3_______________________ ________________________ _______________
  569.           4_______________________ ________________________ _______________
  570.           5_______________________ ________________________ _______________
  571.  
  572.              Please indicate the modem speed (e.g., 2400, 9600, 14400) and
  573.           put a "U" if it's a US Robotics modem.  So, "U96" or "U14" or
  574.           just "14,400" are fine entries.  I use 14,400 modems.
  575.  
  576.              Offers are subject to withdrawal or change at any time without
  577.           notice.  Prices are subject to change without notice.  Vendors
  578.           and sysops please see VENDOR.DOC; BBS sysops look at SYSOP.DOC.
  579.  
  580.  
  581.                      Angel Babudro -- "Organic Computer Wizardry"
  582.                     28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  583.                        (315) 853-6942 Mon-Fri 9-5 Eastern Time
  584.            (home phone, so remember east coast is 3 hours later than west)
  585.  
  586.                        Please register the Shareware you keep.
  587.  
  588.                                          -6-
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                   What Mailing List?                                  __________________
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.                                                 INVOICE & REGISTRATION FORM
  607.                             For Credit card orders see "How To Order" above
  608.           REMIT TO:                                                   FROM:
  609.                                             Name___________________________
  610.             Angel Babudro
  611.             "Organic Computer Wizardry"     Company________________________
  612.             28 Mulberry Street
  613.             Clinton, NY  13323-1506         Address________________________
  614.             USA
  615.                                             _______________________________
  616.  
  617.           Registration     Registration & disk  Qty _____ x $29 = $_______ 
  618.  
  619.           Multiple Disks   2-4 disks: 40% disc, 5+: 50% disc.     (_______)
  620.  
  621.           Site License     Up to 4 CPUs add $30; Up to 10 add $75
  622.                            Up to 20 add $150; Unlimited add $400   _______ 
  623.  
  624.           Printed Manuals  One copy $8; 2 or more $6 each
  625.                                         Qty _____ x $______ each = _______ 
  626.  
  627.           Shipping &       Canada, AK, HI, VI, PR add $3           _______ 
  628.            Expenses        Other countries add $9 per copy         _______ 
  629.  
  630.                            ** T O T A L **                         _______ 
  631.  
  632.           _____(Yes/No) Send new updates about every other month and bill
  633.           me $7 plus foreign shipping, if any.  I will send payment within
  634.           seven days or return the disk & cancel this service.
  635.  
  636.           Disk size & quantity   [__] 3½"                 [__] 5¼"
  637.           Drive density          [__] Low (DD) required   [__] High (HD) ok
  638.           Extended densities     [__] FDFORMAT extended densities okay
  639.  
  640.           Printer make(s) & model(s)______________________________________
  641.           Which version are you using now?________________________________
  642.           Where did you get it (BBS name)?________________________________
  643.  
  644.           WML has been delivered to and accepted by customer.  Upon receipt
  645.           of this paid invoice the latest Registered Edition disk and any
  646.           options chosen above will be sent.  Send cash, cheque, money
  647.           order in U.S. funds; Canadians send Cdn$ or CIMO.  NYS residents
  648.           add sales tax.  Mail this page with your cash, cheque or money
  649.           order to Angel Babudro, 28 Mulberry Street, Clinton, NY USA
  650.           13323-1506.  Allow 1-3 weeks for the latest version to land on
  651.           your doorstep.  Thank you for your order!
  652.  
  653.  
  654.                                          -7-
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                   What Mailing List?                                  __________________
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.           VI.   WHAT DOES THIS SOFTWARE DO?
  673.  
  674.                 What Mailing List? provides a simple and flexible way to                __________________
  675.           easily manage and print mailing lists.  WML has the tools to
  676.           track relatively small amounts of information - hundreds or
  677.           perhaps a few thousand names - although there is no limit to the
  678.           number of files and a theoretical limit of 5.5 million entries
  679.           per file.  You'll need a faster computer and a new hard disk
  680.           before any of that becomes a problem.
  681.  
  682.                 WML is perfect for those times when you want a good-looking
  683.           envelope or label, or maybe a hundred, but not fifty thousand. 
  684.           Software that is made to handle huge lists tends to be horribly
  685.           complicated to use.  WML is different.
  686.  
  687.                 I use WML regularly as I develop it: when I need an
  688.           envelope I print it on my laser, and when I need a few labels I
  689.           switch to the dot matrix printer.  It's very fast and easy for
  690.           me, and I hope you find WML just as easy and fast to use.
  691.  
  692.                 Learning WML can probably be done as you are using it, with
  693.           little or no help from this manual.  Keep an eye on the bottom of
  694.           the screen since that is where I list special function keys.  If
  695.           you use a mouse, many of these commands can be accessed with the
  696.           mouse as well.  Many of my clients' greatest fear is losing data,
  697.           so I'd like you to know that I use WML almost every day and my
  698.           information is safe, plus WML will always warn you before it
  699.           erases or abandons information so you can't lose anything without
  700.           knowing about it first.  Guarantees are impossible to make
  701.           (actually, they're easy to make but impossible to keep), but I                                     ____
  702.           can say that WML is as "safe" as any other high quality PC
  703.           software product.  I've never lost a byte of information nor have
  704.           I heard of anyone else who has.
  705.  
  706.                 This shareware manual is intended for people with some
  707.           knowledge of computers, MS-DOS, and data bases.  A detailed
  708.           manual is available to registered users which is more thorough,
  709.           covering elementary and advanced topics not covered here.
  710.  
  711.                 Any trademarks I happen to mention here are, of course,
  712.           property of their respective owners.
  713.  
  714.                 Sysops are sure a big help to me - you guys help to find
  715.           bugs, give helpful criticisms, and send in registrations more
  716.           than anybody.  Gratitude radiates from my being for The
  717.           Researcher's BBS sysop Skip Taylor, Treble Clef BBS sysop Dan
  718.           Healy, Vietnam Vets BBS sysop Mike Halley, and Pleasure
  719.  
  720.                                          -8-
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                   What Mailing List?                                  __________________
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.           Communications' Tom McElvy who have been very helpful in shaping
  739.           the future of WML.  Good karma would I send, too, to HDM IV
  740.           author Jim Hass (MicroFox Co.) for his support, feedback, and
  741.           excellent hard disk menu.
  742.  
  743.  
  744.           VII.  SYSTEM REQUIREMENTS
  745.  
  746.                 The bare minimum you will need is:
  747.                 1. Any IBM-PC-compatible with a 720k floppy or better
  748.                 2. At least 370k of free RAM
  749.                 3. MS/PC-DOS 3.3 or 5.0
  750.  
  751.                 I recommend you use:
  752.                 1. An 80286 or faster computer
  753.                 2. A hard disk with at least one megabyte of free space and
  754.                 an access time below 30ms
  755.                 3. At least 512k free RAM (use CHKDSK to check your RAM)
  756.                 4. A hard disk cache
  757.  
  758.                 WML has been tested on MS-DOS 3.3 and 5.0 and with 4DOS. 
  759.           It should work properly under PC-DOS or MS-DOS version 3.1 or
  760.           later.  You will need 400-600k of disk space for WML and its
  761.           files, depending on which optional files you decide to keep on
  762.           your disk, plus space for the files you will create.  You may
  763.           keep the data files and programme files on different disks, so
  764.           floppy disk use is possible (but extremely slow).
  765.  
  766.                 WML will detect whether you have a monochrome or colour
  767.           card installed, but it cannot detect what type of monitor you
  768.           have.  If you have a monochrome (black & white) monitor and the
  769.           screen is difficult to read, try starting with the "/M" switch
  770.           (for "M"onochrome) like so: "WML /M".
  771.  
  772.                 A.  Storage Requirements (Disk Drives)
  773.  
  774.                 Although WML has a theoretical limit of 5.5 million names
  775.           per mailing list file, you would need a supercomputer or a lot of
  776.           time to manage it.  A 386dx/20 handles 2,000 names or less well;
  777.           a 386dx/40 can handle 3,000; a PC/XT gets bogged down at around
  778.           400 names or so.  I imagine that a 486dx can probably handle
  779.           4,000 to 7,000 names per list without much trouble.  Remember,
  780.           you can have hundreds of files; these are just practical limits
  781.           for each of those files.  Duplicate Checking slows things down,
  782.           so if you have a huge list or a very slow computer, you might
  783.           want to turn Dup Checking off.
  784.  
  785.  
  786.                                          -9-
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                   What Mailing List?                                  __________________
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.                 B.  Printers
  805.  
  806.                 WML supports two types of printers -- a laser printer and a
  807.           dot matrix printer on LPT1, LPT2, or LPT3.  The laser printer
  808.           must be a PCL 1-5 printer (compatible with H-P LaserJet I, II, or
  809.           III).  WML has been tested on Panasonic 4450 (H-P LaserJet I-
  810.           compatible) and H-P LaserJet III laser printers.  If I read the
  811.           ads correctly, WML should work with the LaserJet IV as well.  I'm
  812.           sure there are some lasers which could be better supported, so
  813.           let me know if you own one of them.  LaserJet III owners will be
  814.           happy to know that they can use the PCL 5 scalable fonts.
  815.  
  816.                 If your printer is not on the list check in your printer's
  817.           manual for its compatibility.  Most dot matrix printers are
  818.           compatible with Epson or IBM, so try these if you can't find a
  819.           proper match.  If you have trouble, send me a note with your
  820.           printer model & the problem.
  821.  
  822.                 C.  Networks
  823.  
  824.                 With version 2.1 I have placed file "locks" to allow WML to
  825.           be used on networks which use the DOS SHARE utility.  I know
  826.           LANtastic uses SHARE, and I think the majority of networks do,
  827.           too.  Prior to version 2.1 every file was opened with exclusive
  828.           access, meaning that it could not be shared over a network.  This
  829.           would not allow the configuration, group, abbreviation, or zip
  830.           code files to be shared which would need to happen on a network.
  831.  
  832.                 I don't have a network so please tell me your experiences. 
  833.           I would like WML to run on a network, allowing one station to
  834.           open a particular file, and allow the configuration,
  835.           abbreviation, group, and zip codes files to be shared by more
  836.           than one station unless they are being updated.  I wonder what
  837.           will happen if two stations try to update the configuration at
  838.           the same time or even try to open the same mailing list file. 
  839.           Will someone please try some things like this and tell me what
  840.           happens?
  841.  
  842.                 A future plan (which will happen sooner if I get requests
  843.           for it) is to use record locking (versus locking the whole file)
  844.           so that more than one station can share a file as long as they
  845.           work on different records within the file.  This will take a fair
  846.           amount of programming time and coordination with someone who can
  847.           test it for me, so I'm giving it a low priority until/unless that
  848.           special "someone" comes forward...
  849.  
  850.  
  851.  
  852.                                          -10-
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                   What Mailing List?                                  __________________
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.           VIII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE
  871.  
  872.                 What Mailing List? is made up of the following files:                __________________
  873.  
  874.                 WML.EXE       The executable file
  875.                 WML.HLP       The help file
  876.                 WML.TXT       The ASCII text file of this document [*]
  877.                 WML.WP        The WordPerfect file of this document (so you
  878.                               can format it for your printer) [*]
  879.                 POSTAL.DAT    Zip codes file
  880.                 PRINTER.DAT   Printer definition file
  881.                 MAILCODE.SFL  PCL landscape USPS postal bar code font
  882.                 READ.ME       A text file of late-breaking news. Read this
  883.                               first. [*]
  884.                 ORDER.FRM     Order form for all of my software
  885.                 VENDOR.DOC    Information file for BBS Sysops & Shareware
  886.                               distributors/disk vendors [*]
  887.                 SYSOP.DOC     Special deals for BBS sysops & co-sysops [*]
  888.  
  889.                 These are the files which are provided with the
  890.           unregistered package.  Additional files will be created in the
  891.           same directory as you use WML.  Files marked with [*] are not
  892.           needed to run WML so they may be erased if disk space is a
  893.           premium (I would appreciate, however, if you would keep ORDER.FRM
  894.           around until you decide whether or not to order).
  895.  
  896.                 The Registered Edition contains extra files which are for
  897.           use by the registered owner only.  So if you share WML with
  898.           friends and BBSs, please ERASE these files:
  899.  
  900.                 *.SFP         Portrait soft fonts
  901.                 *.SFL         Landscape soft fonts
  902.                 CONFIG.WDT    Registration key & configuration info
  903.  
  904.  
  905.           IX.   USING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME
  906.  
  907.                 A.  Quick Start
  908.  
  909.                 Place all files in a directory1 & type "WML" from the DOS
  910.           prompt, press "P" to open the Preferences menu.  Go down the list
  911.           and fill in each preference window as necessary.  Then use
  912.           File/New to create a file, and enjoy.  You can run WML from any
  913.                                         ____________________
  914.  
  915.                1  Data files  (*.WML  and  *.IX*)  may  be  placed  in  any
  916.           directory.
  917.  
  918.                                          -11-
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                                   What Mailing List?                                  __________________
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.           directory, but WML expects the data (mailing list) files to be in
  937.           the current directory.
  938.  
  939.                 Before you can start entering addresses you will need to
  940.           create at least one mailing list file.  Do this by selecting the
  941.           "New" option under "File" (described below).  Before you can
  942.           print anything you will have to set your Preferences, at the very
  943.           least defining your printer(s).
  944.  
  945.                 Before you print anything on a laser printer you may want
  946.           to try a test (especially with laser labels which are expensive). 
  947.           I suggest you run a set of labels on a sheet of paper then hold
  948.           the paper and the labels together up to a light to see if things
  949.           line up.  When you print laser labels WML will let you adjust the
  950.           label definition including the top and left margin, if necessary. 
  951.           Any changes you make will be saved for the future.
  952.  
  953.                 B.  Updating To a Newer Release
  954.  
  955.                 If you download WML from a bulletin board (BBS) or get a
  956.           copy from a friend or shareware vendor, just over-write the old
  957.           files with the new ones - as you extract an archive you will be
  958.           prompted for each file to be over-written; using DOS COPY the
  959.           files will be over-written without prompting.  The new version
  960.           will recognize your registration "key" in your CONFIG.WDT file
  961.           (which is not distributed with the Unregistered Edition).  If you
  962.           can't find WML on a bulletin board in your area, ask a sysop
  963.           about FREQing it from the BBS networks listed in the "Technical
  964.           Support (How To Reach Me)" section or send for a floppy disk
  965.           update (see "Updates" section above).
  966.  
  967.                 C.  Choosing a Directory for WML
  968.  
  969.                 It is a good idea to install WML in its own directory under
  970.           the root.  Giving each software package its own directory keeps
  971.           things organized and can improve file access speed.  Besides
  972.           this, the root directory is typically limited to 128 files,
  973.           whereas a subdirectory can contain any number of files.  You
  974.           might use "C:\WML" (or any valid drive letter), or maybe put all
  975.           of your business programmes under an "\APPS" directory and thus
  976.           use "\APPS\WML".
  977.  
  978.                 You may organize things further by placing your data files
  979.           and programme files in seperate directories, however, this is
  980.           only a good idea if you plan to have a large number (perhaps
  981.           hundreds) of list files.  You may also want to keep your data
  982.           files in a different directory if you commonly import & export
  983.  
  984.                                          -12-
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.                                   What Mailing List?                                  __________________
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.           data.  For example, you might keep your WML files with some dBase
  1003.           files to & from which you swap information.
  1004.  
  1005.                 Let's say you put WML.EXE and all of its files in a
  1006.           directory C:\WML.  To start WML from the DOS prompt just go your
  1007.           data directory (for example, "CD \LISTS\BUSINESS") then type
  1008.           "C:\WML\WML" and press ENTER.  If you want to keep your data
  1009.           files in the same directory as the programme, that makes it even
  1010.           simpler:  Just go to that directory (e.g., "CD \WML") then type
  1011.           "WML" -- you don't need to type the path name because you are in
  1012.           the proper directory already.
  1013.  
  1014.                 Highlight "Preferences" and press <Enter> (or press the
  1015.           letter "P", or point & click with your mouse) -- you will see a
  1016.           list of choices.  Select each item by pressing the highlighted
  1017.           letter or by highlighting it using the arrow keys and pressing
  1018.           <Enter>.
  1019.  
  1020.                 After you are done setting your preferences, press ESC to
  1021.           close the Preferences menu then press "F" for the File menu.  If
  1022.           no files are on disk, the only option available will be "New" and
  1023.           "Exit".  Press "N" and type a name for your mailing list file. 
  1024.           In a couple of seconds the list will be created and you'll be
  1025.           ready to go.  That's all there is to it!
  1026.  
  1027.                 D.  Using an LCD or Monochrome Monitor with a Colour Card
  1028.  
  1029.                 If you have a monochrome (aka Black & White) monitor
  1030.           connected to a colour adapter card or a laptop or notebook
  1031.           computer with an LCD screen, you will see shades of grey instead
  1032.           of colours.  This may not be very readable.  You can force WML to
  1033.           run in monochrome mode by using the "/M" switch like so:
  1034.  
  1035.                 WML /M
  1036.  
  1037.                 You may want to put the "/M" in WML.BAT using a text
  1038.           editor.  There are a few screens which do not "listen" to the /M
  1039.           switch -- it's a low priority, but I am working to fix this.
  1040.  
  1041.                 E.  Using the Menus
  1042.  
  1043.                 I have used what I understand to be an SAA-compliant
  1044.           (Standard Applications Architecture) menu system.  Most folks
  1045.           know it better as the Macintosh or Windows menu standard. 
  1046.           Basically, there is a horizontal menu of choices -- File, Data
  1047.           Entry, etc.  Under each of the horizontal choices is a menu of
  1048.           functions pertaining to that item -- it is a two-dimensional
  1049.  
  1050.                                          -13-
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.           menu, in other words.  The last item of the left-most menu is
  1069.           always Exit, to end the programme or the sub-menu you are on.
  1070.  
  1071.                 There are two ways to select an item from the main menu:
  1072.  
  1073.                 1.  Press the letter which is highlighted in the option
  1074.                     description
  1075.                 2.  Use the Up/Down/Right/Left arrows to highlight the
  1076.                     option you want then press <Enter> (a.k.a. RETURN or
  1077.                     CR).
  1078.  
  1079.                 Some menus do not have highlighted options.  On these menus
  1080.           you must use the arrow keys to highlight your choice then press
  1081.           <Enter>.
  1082.  
  1083.                 If you want to cancel an operation you selected, just press
  1084.           the Esc ("Escape") key.
  1085.  
  1086.                 F.  Status Line
  1087.  
  1088.                 At the top of your screen is WML's title followed by the
  1089.           WML file you have open (if any).  At the bottom of the screen is
  1090.           a bar which looks like this:
  1091.  
  1092.                 Total|Selected|Bad/Omit|Pack|Index|01-01-1980
  1093.  
  1094.                 From left to right the items are:
  1095.                 1.  Total records in the open file
  1096.                 2.  Total records selected for printing
  1097.                 3.  Total records bad or excluded from mailings
  1098.                 4.  The word |Pack| if there are entries to be erased
  1099.                 5.  Selected indexing method (name, company, address, or
  1100.                     zip).
  1101.                 6.  To-day's date (so far as the computer knows).  If you
  1102.                     have a filter chosen, this will be replaced with
  1103.                     "Filter" followed by:
  1104.                     * "Sel" for Selected records only,
  1105.                     * "Del" for Deleted records only, or
  1106.                     * "SelDel" for both.
  1107.                     If the filter message is bright the selection is 
  1108.                     unchanged, otherwise changes have occured.  For
  1109.                     example, suppose you have set the filter to "Selected
  1110.                     Only" then cleared the selection status of a record. 
  1111.                     The filter message would change to dim since the filter
  1112.                     is no longer accurate.
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.                                          -14-
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.           X.    MANAGING & PRINTING YOUR FILES
  1135.  
  1136.                 The "File" menu contains options to use and manage your
  1137.           files and to print entries from these files.  Here is a summary
  1138.           of the choices under the File menu:
  1139.                   New - Create a new mailing list file
  1140.                   Open - Open an existing mailing list file
  1141.                   Close - Close the open file
  1142.                   Delete - Erase a file from the disk
  1143.                   Change - Rename a file and/or change its description
  1144.                   Back-up - Make a back-up copy of data files
  1145.                   Restore - Restore data files from a back-up copy
  1146.                   Format Floppies - Format floppy disks (for back-up use)
  1147.                   Index - Change the order in which entries are displayed
  1148.                     and printed or specify which entries you would like
  1149.                     displayed (called "filtering")
  1150.                   Pack - Remove entries which are flagged to be deleted
  1151.                   Import - Bring data into the open file from another file
  1152.                     format
  1153.                   Export - Send data to a different file format
  1154.                   Print/Select/Query - Menu of ways to print your list,
  1155.                     choose which entries are to be printed or otherwise
  1156.                     operated upon, and search the file
  1157.                   Exit - End WML and return to DOS
  1158.  
  1159.                 Many of these options cannot be used at certain times
  1160.           (e.g., if you have an empty mailing list file the Print option is
  1161.           useless so WML won't let you use it).  Valid options have a
  1162.           bright white letter; non-valid ones are "gray" with no
  1163.           highlighted letter.
  1164.  
  1165.                 A.  Creating a New File
  1166.  
  1167.                 Up to 250 files can be managed by What Mailing List?.  When                                                  __________________
  1168.           you choose this option you will be asked to enter a name and
  1169.           description for the new file.  The name will be checked for
  1170.           proper DOS syntax and you will be warned if the file name you
  1171.           entered already exists.  If everything is okay your new file will
  1172.           be created and opened for use.
  1173.  
  1174.                 B.  Opening an Existing File
  1175.  
  1176.                 Just like using a filing cabinet, you have to open a file
  1177.           before you can see what's in it.  File/Open let's you open a file
  1178.           which has been previously created.
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.                                          -15-
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.                 After you select this option you will be presented with a
  1201.           list of the WML files in the current directory.  Use the up and
  1202.           down arrow keys to highlight the file you wish to use, then press
  1203.           <Enter>.
  1204.  
  1205.                 Note that entries will be displayed and printed in the
  1206.           order indicated on the bottom status line.  To change the sort
  1207.           order use the Index menu.
  1208.  
  1209.                 C.  Saving/Closing a File
  1210.  
  1211.                 WML saves your information every time you change something. 
  1212.           If you enter information and press the Esc key or click on a
  1213.           "Cancel" button with your mouse a message will warn you about
  1214.           losing any changes you have made.  The only danger comes with a
  1215.           power outage or anything else that causes WML to end improperly
  1216.           (e.g., the reset button or Ctrl-Alt-Del are used).  However, even
  1217.           in this case the only thing you would have to do is re-index the
  1218.           file -- no information would be lost.
  1219.  
  1220.                 Just the same, it's always safest to Close a file when you
  1221.           will be away from your computer for a while.  That way if
  1222.           anything happens while you are away your information is saved. 
  1223.           The other use for Close is when you want to delete the open file. 
  1224.           The Delete function (below) will not let you delete an open file,
  1225.           so you must close it first.
  1226.  
  1227.                 D.  Deleting a File
  1228.  
  1229.                 WML contains all the tools you need to manage your mailing
  1230.           list files.  The File/Delete function gives you a convenient way
  1231.           to remove files from your disk.  When you select this option you
  1232.           will get the same file list you see with the "Open" option.2 
  1233.           Highlight a file and press <Enter>, and the computer will read
  1234.           the name back to you (to be sure you picked the right one) and
  1235.           ask for permission to continue.  If you press <Enter> (or click
  1236.           on "Ok") then the file will be erased from the disk (along with
  1237.           it's indices) and will no longer appear on lists.
  1238.  
  1239.                 E.  Changing a File's Name & Description
  1240.  
  1241.                 The File/Change option let's you enter a new DOS file name
  1242.           and/or a new description for any unopened mailing list file. 
  1243.                                         ____________________
  1244.  
  1245.                2    The list will not contain the name of the open file (if
  1246.                     any), only the files which are "put away."
  1247.  
  1248.                                          -16-
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.           Once you choose this option you will see the file list.  Choose a
  1267.           file and the file name window will pop open.  Change anything you
  1268.           like and select "Ok" to save it.
  1269.  
  1270.                 F.  Making Back-up Copies of Your Files
  1271.  
  1272.                 Your computer is a machine and one day it will probably
  1273.           break down.  File/Back-up protects your information by copying it
  1274.           to another disk.  On the Preferences/Other screen you should have
  1275.           indicated how you want to perform back-ups -- using the DOS COPY
  1276.           command, ARJ, LHARC, or PKZIP (the default is DOS COPY).
  1277.  
  1278.                 You must have a formatted floppy disk ready. You can use
  1279.           the same back-up disk over and over again (the new copy will
  1280.           over-write the old one), but it is a good idea to alternate at
  1281.           least three back-up copies.  When the work you've done since your
  1282.           last back-up becomes too much to lose, it's time to make another
  1283.           back-up.
  1284.  
  1285.                 Using compression software packs more information in less
  1286.           space (so you can use fewer floppy disks) but requires more
  1287.           memory (RAM).  Use |Help/About| to see your free DOS memory.
  1288.  
  1289.                 ARJ 2.30 needs at least 242k free
  1290.                 LHARC 2.13 needs at least 189k free
  1291.                 PKZip 1.1 needs at least 119k free
  1292.  
  1293.                 So, then, you select File/Back-up and a summary window pops
  1294.           up and the system pauses for you to enter the back-up destination
  1295.           (which is typically a floppy disk drive, such as A:, but you may
  1296.           decide to back-up to another hard disk, a network drive, etc.). 
  1297.           All WML data files will then be backed-up to the destination disk
  1298.           and directory using the method shown in the window.
  1299.  
  1300.                 See also the section on choosing a back-up method under
  1301.           Preferences.
  1302.  
  1303.                 G.  Restoring Files from a Back-up Copy
  1304.  
  1305.                 If you ever need to recover data files from a floppy disk
  1306.           you made using the Back-up command (above), just place the floppy
  1307.           disk in its drive, if applicable, and select File/Restore.  The
  1308.           method used to restore the files will be the one specified on the
  1309.           Preferences/Back-up window.  The system will pause for you to
  1310.           enter the source drive -- the one you used when backing-up, which
  1311.           is typically a floppy disk drive, but may be another hard disk, a
  1312.  
  1313.  
  1314.                                          -17-
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.           network drive, etc.  All WML data files will then be restored
  1333.           from the back-up copy to the WML directory.
  1334.  
  1335.                 Please see also the section of choosing a back-up method
  1336.           under Preferences.
  1337.  
  1338.                 H.  Formatting Floppy Disks
  1339.  
  1340.                 This option is for those times when you have decided to
  1341.           make a back-up copy of your data but don't have a formatted disk
  1342.           handy or want to re-format a disk to check for any bad spots. 
  1343.           File/Format Floppies lets you format a floppy disk to your
  1344.           computer's standard density without exiting WML.  By "standard
  1345.           density" I mean that if you have a high density drive you can
  1346.           only format high density disks (in other words, WML doesn't pass
  1347.           any parameters to DOS FORMAT).  There is an exception to this:
  1348.  
  1349.                 If you have What Floppy Format? (WFF.EXE) available                            ___________________
  1350.           somewhere in your DOS search path, WML will automatically access
  1351.           it for formatting floppy disks so you can format any kind of disk
  1352.           using FDFORMAT.  (You will receive a complimentary copy of the
  1353.           latest version of WFF with your WML registration.  FDFORMAT is a
  1354.           Freeware product by another author and can be found on my support
  1355.           BBSs.)
  1356.  
  1357.                 I.  Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing)
  1358.  
  1359.                 Sometimes a data base's index files can be damaged.  This
  1360.           can typically happen with a power outage, Ctrl-Alt-Del while in
  1361.           WML, etc.  File/Re-Index allows you to re-build the indices for a
  1362.           mailing list.  Just open a file then select this option;
  1363.           everything is automatic.
  1364.  
  1365.                 J.  Removing Records Which Are Marked for Deletion
  1366.                     (Packing)
  1367.  
  1368.                 File/Pack is used to remove deleted records from the
  1369.           mailing list data base which is currently in use.  Entries which
  1370.           are marked for deletion remain in a mailing list file the file is
  1371.           Packed.  This can be handy if you accidentally mark a record for
  1372.           deletion because you can "un-mark" it; or you could use this
  1373.           feature to mark all the records you want to delete then review
  1374.           the records on the screen before actually packing the file.
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.                                          -18-
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.                 K.  Importing Data from Other Software
  1399.  
  1400.                 File/Import allows you to read data from other files to
  1401.           become a part of the mailing list file you are using (the Open
  1402.           file, shown at the top of the screen).  Once you select import,
  1403.           you will be shown a menu of file types:
  1404.  
  1405.                 - ASCII
  1406.                 - What Mailing List? 1.x file
  1407.                 - What Mailing List? 2.x file
  1408.                 - Another dBase file
  1409.  
  1410.                 Highlight the type of file you would like to import and
  1411.           press <Enter>.  Descriptions of each file type follow.
  1412.  
  1413.                     1. Importing dBase Files                       _____________________
  1414.  
  1415.                     WML's DBF import can handle any file made by dBase III,
  1416.                 FoxBase, dB XL, dB Fast, QuickSilver, Clipper, or any other
  1417.                 dBase clone.  Many information organizers (including other
  1418.                 mailing list managers) use the DBF file format.  Chances
  1419.                 are, if the file ends in DBF you can import it into WML.
  1420.  
  1421.                     When you select this option from the menus you will be
  1422.                 asked to enter a file specification and "*.DBF" will be the
  1423.                 default answer.  Type the name of the DBF file you want to
  1424.                 import or use the DOS wildcards to scan a file list.  For
  1425.                 example, you might type "C:\DBASE\*.DBF" to see a list of
  1426.                 files in that directory or you might type the whole file
  1427.                 name something like, "C:\DBASE\MYFILE.DBF".
  1428.  
  1429.                     Once the DBF file is established you will see two
  1430.                 windows with field names.  On the right are the WML field
  1431.                 names.  On the left are some or all of the DBF field names
  1432.                 for the file to be imported.
  1433.  
  1434.                     Once you have specified the DBF file to import, WML
  1435.                 will show you two windows: 1) on the right, a window with
  1436.                 the names of each WML field, and 2) on the left, a window
  1437.                 showing the input file's fields which are assigned to the
  1438.                 highlighted WML field (initially "None").
  1439.  
  1440.                     Use the arrow keys to highlight a WML field then press
  1441.                 the F3 key.  A window showing the list of input fields will
  1442.                 open.  Just highlight the input field which belongs to the
  1443.                 WML field and press the SpaceBar - an arrow will appear
  1444.                 indicating that the input field is chosen.  You may
  1445.  
  1446.                                          -19-
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.                 continue to choose as many fields as you like - they will
  1465.                 be added together with a space in-between.  Of course, the
  1466.                 input data may be trucated (cut) if a WML field is shorter
  1467.                 than the data coming in.
  1468.  
  1469.                     Once you have defined just how WML should import the
  1470.                 DBF file you may wish to save the set-up in case you ever
  1471.                 want to import this type of file again.  Just press the F7
  1472.                 key and enter a name for the definition.  Unless you have
  1473.                 reason to do otherwise, there is no need to enter a drive
  1474.                 or path name.
  1475.  
  1476.                     After you have saved definitions you can restore them
  1477.                 from disk using the F5 key.  When you press F5 WML will ask
  1478.                 for a directory name (unless you have a reason to do
  1479.                 otherwise, just press ENTER to use WML's home directory). 
  1480.                 After you press ENTER or click on "Ok" you will see a list
  1481.                 of available definition files (if any).  Highlight the one
  1482.                 you want and press ENTER.
  1483.  
  1484.                     To view the definition of each WML field just press the
  1485.                 up and down arrow keys and watch the contents of the window
  1486.                 on the left - it will change to reflect the definition of
  1487.                 each field.
  1488.  
  1489.                     To clear the definition for a field press F3 to bring
  1490.                 up the list of input fields (you will see arrows
  1491.                 highlighting the chosen fields) and press the Esc key. 
  1492.                 Alternately you may highlight each input field and press
  1493.                 the SpaceBar to toggle the arrow on & off.
  1494.  
  1495.                     To begin importing press the F9 key.
  1496.  
  1497.                     2. Importing ASCII Files                       _____________________
  1498.  
  1499.                     An ASCII file must have commas delimiting each field
  1500.                 and one record per line (i.e., CR/LF or ASCII 13 10
  1501.                 terminates a record).  WML automatically detects NAD and
  1502.                 WML ASCII files and you can define the layout for any ASCII
  1503.                 file.
  1504.  
  1505.                     Once you have specified the ASCII file to import, WML
  1506.                 will show you two windows: 1) on the right, a window with
  1507.                 the names of each WML field, and 2) on the left, a window
  1508.                 showing the input file's fields which are assigned to the
  1509.                 highlighted WML field (initially "None").
  1510.  
  1511.  
  1512.                                          -20-
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.                     Use the arrow keys to highlight a WML field then press
  1531.                 the F3 key.  A window showing the data from the first
  1532.                 record of the file will open, with each field on a seperate
  1533.                 line.  Just highlight the field which belongs to the WML
  1534.                 field and press the SpaceBar - an arrow will appear
  1535.                 indicating that the field is chosen.  You may continue to
  1536.                 choose as many fields as you like; fields will be added
  1537.                 together with a space in-between.  Of course, the input
  1538.                 data may be trucated (cut) if a WML field is shorter than
  1539.                 the data coming in.
  1540.  
  1541.                     Once you have defined just how WML should import the
  1542.                 ASCII file you may wish to save the set-up in case you ever
  1543.                 want to import this type of file again.  Just press the F7
  1544.                 key and enter a name for the definition.
  1545.  
  1546.                     After you have saved definitions you can restore them
  1547.                 from disk using the F5 key.  When you press F5 WML will ask
  1548.                 for a directory name (unless you have a reason to do
  1549.                 otherwise, just press <Enter> to use WML's home directory). 
  1550.                 After you press <Enter> or click on "Ok" you will see a
  1551.                 list of available definition files (if any).  Highlight the
  1552.                 one you want and press <Enter>.
  1553.  
  1554.                     To view the definition of each WML field just press the
  1555.                 up and down arrow keys and watch the contents of the window
  1556.                 on the left - it will change to reflect the definition of
  1557.                 each field.
  1558.  
  1559.                     To clear the definition for a field press F3 to bring
  1560.                 up the list of input fields (you will see arrows
  1561.                 highlighting the chosen fields) and press the <Esc> key. 
  1562.                 Alternately you may highlight each input field and press
  1563.                 the <SpaceBar> to toggle the arrow on & off.
  1564.  
  1565.                     To begin importing, press the F9 key.
  1566.  
  1567.                     3. Importing WML Files                       ___________________
  1568.  
  1569.                     This option is handy for consolidating several files
  1570.                 into one.  Just select File/Import/WML and you will see the
  1571.                 file list box.  Choose a file, then choose whether to
  1572.                 import all of the records or just those which are selected
  1573.                 for printing, and away it goes.  As usual, you will see a
  1574.                 progress graph and the record number count on the bottom
  1575.                 status line will be updated.
  1576.  
  1577.  
  1578.                                          -21-
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.                     This is a handy way to separate a group of entries
  1597.                 which have grown too large.  For example, let's say you had
  1598.                 a list of clients grouped by occupation and one occupation
  1599.                 became so large that you wanted to put them in a separate
  1600.                 file.  You could select all of the records with that
  1601.                 particular group for printing.  Then, create a new file and
  1602.                 import the selected records.  Back in your old file you can
  1603.                 delete all of the selected records.  Now you have a new
  1604.                 file with just the records you want in it.
  1605.  
  1606.                 L.  Export
  1607.  
  1608.                     1. ASCII, comma-delimited                       ______________________
  1609.  
  1610.                     This creates an ASCII file with fields trimmed of
  1611.                 trailing blanks, quotation marks around strings, and commas
  1612.                 between each field.  Carriage return & line feed codes
  1613.                 (dec. 13 and 10) end each record.
  1614.  
  1615.                     2. ASCII, fixed field length                       _________________________
  1616.  
  1617.                     This creates an ASCII file with full length fields,
  1618.                 including trailing blanks.  Carriage return & line feed
  1619.                 codes (dec. 13 and 10) end each record.  It is my
  1620.                 understanding that this format may be used for having your
  1621.                 list checked by the post office - I am checking into this
  1622.                 and will quickly correct if I am mistaken.
  1623.  
  1624.                     Note: If your country setting is "USA only" then the
  1625.                 State field will be a length of two, otherwise it will be a
  1626.                 length of 15.
  1627.  
  1628.                     3. WordPerfect Merge                       _________________
  1629.  
  1630.                     First you will be asked for a file name for the
  1631.                 exported data.  Enter the full file name you wish to use,
  1632.                 including drive and path if necessary.  Once you finish
  1633.                 with this function you will have an ASCII file which
  1634.                 contains WordPerfect's merge codes.  To prepare the file
  1635.                 for use, start WordPerfect, import the ASCII file (Ctrl-F5,
  1636.                 1, 2) then save it in WordPerfect format. 
  1637.  
  1638.                     4. Microsoft Word Merge                       ____________________
  1639.  
  1640.                     Just like with the WordPerfect Merge file, this option
  1641.                 will make you an ASCII file which is in Word's merge
  1642.                 format.  I don't use Word regularly, but I believe there is
  1643.  
  1644.                                          -22-
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.                 no special preparation needed to use the file.  The most
  1663.                 you might need to do is import the file and save it.
  1664.  
  1665.                     5. Ventura Publisher                       _________________
  1666.  
  1667.                     This is an ASCII text file with a "TXT" extension. 
  1668.                 Each line of the data begins with an "at" sign (@), the
  1669.                 name of the field, a space, an equal sign (=), another
  1670.                 space, and then the data.  For example:
  1671.  
  1672.                     @NAME = ABC Company
  1673.                     @ADDRESS_1 = 123 Main Street
  1674.  
  1675.                     Lines are double-spaced in the file since this is how
  1676.                 VP determines end-of-paragraph.
  1677.  
  1678.  
  1679.                 M.  Query/Select and Print
  1680.  
  1681.                 Choosing this option under the File menu brings forth a
  1682.           whole new pull-down menu which lets you select or clear the
  1683.           records you wish to print and print labels/envelopes/etc.
  1684.  
  1685.                 Under the Print submenu are options to print and exit back
  1686.           to the top menu.  Before printing you must first select the
  1687.           records to be printed, so I'll go through the select/query
  1688.           options first then the printing options later.
  1689.  
  1690.                     1. Selecting entries to be printed                       _______________________________
  1691.  
  1692.                     Notice that the second item on the status line at the
  1693.                 bottom of your screen shows the number of entries which are
  1694.                 selected to print.  This number will change as you use the
  1695.                 options on this submenu.
  1696.  
  1697.                     "All" lets you mark or un-mark all records in the data
  1698.                 base.  "Group" lets you select or clear records according
  1699.                 to the groups to which they belong.  "Date/New" will mark
  1700.                 or un-mark records which have never been printed (i.e., the
  1701.                 number of last mail date = 0); "Date/by Date" will select
  1702.                 or clear records based on a specific date you provide. 
  1703.                 "Individual/All" will allow you to scan the entire data
  1704.                 base, marking and un-marking records one at a time;
  1705.                 "Individual/Selected" will allow you to scan only those
  1706.                 records which are currently selected.  City/State/Zip
  1707.                 options let you select or clear options based on exact
  1708.                 matches in these fields.
  1709.  
  1710.                                          -23-
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.                     2. Acting upon selected entries                       ____________________________
  1729.  
  1730.                     The "Action" submenu lets you perform actions on the
  1731.                 selected records.  Once you have selected records you can
  1732.                 reset the group settings for the records, flag them as
  1733.                 deleted, or clear the delete flag.  The Group function
  1734.                 replaces existing group definitions with the new
  1735.                 definition(s).
  1736.  
  1737.                     3. Query Examples                       ______________
  1738.  
  1739.                     WML's Query may seem limited at first glance, but it is
  1740.                 actually quite comprehensive.  At the time of this writing
  1741.                 I found myself thinking that WML couldn't do a certain type
  1742.                 of query and then realizing that it could, so I think some
  1743.                 examples are in order.
  1744.  
  1745.                     Let's say you have two groups defined in a mailing
  1746.                 list: Team A and Team B.  Of the entries on file, some are
  1747.                 part of Team A, some Team B, and some are both.
  1748.  
  1749.                     Now, let's say you want to send a mailing to all Team A
  1750.                 members.  First you may want to choose All/Clear to clear
  1751.                 any existing selection, then you would choose Groups/Select
  1752.                 and flag the group Team A in the Groups Window.
  1753.  
  1754.                     For another mailing you want to include all members of
  1755.                 Team B who are not members of Team A.  First, clear any
  1756.                 existing selection.  Second, use Groups/Select to flag all
  1757.                 members of Team B.  Finally, use Groups/Clear to clear all
  1758.                 members of Team A from the selection.
  1759.  
  1760.                     For another mailing you may want to include all members
  1761.                 of Team A who have not yet received a mailing.  Use the
  1762.                 Date/New option to select these.  Or you can use Date/by
  1763.                 Date to select members who last received a mailing on a
  1764.                 certain date.
  1765.  
  1766.                     Whatever you need to do, chances are WML will do it. 
  1767.                 If you can't figure out how to get what you want, please
  1768.                 let me know!
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.                                          -24-
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.                     4. Printing                       ________
  1795.  
  1796.                 Note:  You must define at least one printer and its fonts
  1797.                     on the Preferences/Printer screen before you can select
  1798.                     any printing options.  The U.S. Post Offices prefer 10
  1799.                     to 12 point Helvetica type (aka Swiss or Univers) or
  1800.                     another sans serif font (which means that it has no                            __________
  1801.                     tops or bases, like a Times Roman/Dutch font does). 
  1802.                     The post office also has a hard time with italic type.
  1803.  
  1804.                     Some or all of the printing options on the "Print"
  1805.                 submenu may be "grayed-out" and unavailable for use
  1806.                 depending on certain conditions.  For example, if you have
  1807.                 not selected any entries for printing then all of the
  1808.                 options except for "Group List" and "Exit" will be gray and
  1809.                 you will not be able to select them.
  1810.  
  1811.                 Note:  The number of records which are selected for
  1812.                     printing appears on the status line at the bottom of
  1813.                     the screen.
  1814.  
  1815.                 Here is an overview of the sequence of events for printing:
  1816.  
  1817.                                        Print Menu
  1818.                                             |
  1819.                Group List  Phone Book   Envelopes      Labels      Zip Dist
  1820.                     |           |           |             |               |
  1821.                                               ------------------W h i c h   P r i n t e r ?----------------
  1822.                     |           |           |             |               |
  1823.                   Print       Print      Select        Define/        Print
  1824.                                          return         pick
  1825.                                          address       labels
  1826.                                             |             |
  1827.                                           Print         Print
  1828.                                             |             |
  1829.                                             +  Update Times Mailed and
  1830.                                                    Last Mail Date
  1831.  
  1832.                     5.  11-digit Zip Codes                        __________________
  1833.  
  1834.                     The USPS's latest thing is an 11-digit zip code which
  1835.                 pinpoints the delivery location for an item.  The 11-digit
  1836.                 zip is made up of a 9-digit zip plus two extra digits and a
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.                                          -25-
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.                 check-digit.3  These two extra digits are normally the
  1861.                 last two digits of the street address or Box, but there may
  1862.                 be exceptions, the reasons for which are known to the USPS. 
  1863.                 My guess is that there are very few, if any, exceptions at
  1864.                 this point, but the Post Office doesn't want to make a
  1865.                 guarantee in case things change.
  1866.  
  1867.                     If the 9-digit zip is known but the extra two digits
  1868.                 are not known, WML will use the last two digits of the
  1869.                 address.4  On a bulk mailing, if this turns out to be
  1870.                 incorrect you will never know because bulk mailings are not
  1871.                 returned for bad addresses, but the post office tells me
  1872.                 that it won't have any effect beyond being undeliverable
  1873.                 (e.g., it won't affect your standing with the post office
  1874.                 or anything like that).
  1875.  
  1876.                     The way to get the exact 11-digit zip codes for your
  1877.                 mailing list is to submit them to the post office or a
  1878.                 third-party service on disk and get zip code and address
  1879.                 corrections.  WML will very soon be able to make a disk to
  1880.                 submit and read correction from disk - coming soon!
  1881.  
  1882.                     6.  Other Post Office Considerations                        ________________________________
  1883.  
  1884.                     One common thing you should know about addressing
  1885.                 envelopes: the U.S. post office delivers to the address
  1886.                 line which is just above the zip code.  If you have two
  1887.                 address lines (such as, "123 Anywhere Street" and "P.O. Box
  1888.                 17") the post office will send it to Box 17.
  1889.  
  1890.                     7.  Group List                        __________
  1891.  
  1892.                     The Group List option lets you print a list of the
  1893.                 groups you have defined.  If you have two printers defined
  1894.                 you will be asked to choose the one to use.
  1895.  
  1896.                     Group List only appears if you have defined groups, and
  1897.                 does not update the times mailed or last mail date.
  1898.  
  1899.                                         ____________________
  1900.  
  1901.                3 The 12th digit of the extended zip code is calculated from
  1902.           the other  11 zip code  digits and  is used by  OCR equipment  to
  1903.           verify the accuracy of what they read.
  1904.  
  1905.                4  You can  disable  this feature  on the  Preferences/Other
  1906.           Settings screen.
  1907.  
  1908.                                          -26-
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.                     8.  Envelopes                        _________
  1927.  
  1928.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  1929.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  1930.                 print the envelopes.
  1931.  
  1932.                     Next, you will be given a menu of return addresses to
  1933.                 print on the envelopes.  Select "None" if you do not want
  1934.                 any return address to be printed or use the arrow keys to
  1935.                 highlight the one you want and press <Enter> to select it.
  1936.  
  1937.                     When printing envelopes on a laser printer, any soft
  1938.                 fonts you defined (on the Preferences/Printers screen) will
  1939.                 be downloaded for printing then the postal bar code font
  1940.                 will be downloaded, if present.  Finally, the envelopes
  1941.                 will be printed.
  1942.  
  1943.                     Note: If you are using an impact printer and have set
  1944.                 the "Pause" field to "yes" then you will be prompted to
  1945.                 load each envelope and press <Enter> before the data is
  1946.                 sent to the printer.  All dot matrix printers, with a few
  1947.                 rare exceptions, have a sensor switch which detects when
  1948.                 the paper has run out.  Some dot matrix printers,
  1949.                 especially older models, stop printing when the paper moves
  1950.                 past the sensor, rather than printing to the bottom of the
  1951.                 form.  With envelopes this is a problem since the form is
  1952.                 very short (typically about 4.5-inches long) and you want
  1953.                 to print the return address about 2-inches from the bottom.
  1954.  
  1955.                     If your printer has this problem with single-fed
  1956.                 envelopes, one trick you can try is to put a business card
  1957.                 or other piece of paper against the sensor so it will print
  1958.                 to the bottom of the envelope.  This defeats the paper-out
  1959.                 sensor, though, so it's up to you to make sure everything
  1960.                 is okay.
  1961.  
  1962.                     After all envelope data has been sent to your printer
  1963.                 WML will ask if you want to update the Times Mailed and
  1964.                 Last Mail Date for the records printed. Answer by pressing
  1965.                 the <Enter> key for "Yes" or the Esc key for "No."
  1966.                 Answering "Yes" will change the Last Mail Date of the
  1967.                 selected entries to today's date and the Number of Times
  1968.                 Mailed field will be incremented by one.
  1969.  
  1970.                     A laser printer tip -- if the print density is uneven
  1971.                 try changing the left or top offsets (on the
  1972.                 Preferences/Define Envelopes screen) so all of the return
  1973.  
  1974.                                          -27-
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.                 address is on a constant thickness of paper.  Laser
  1993.                 printers have trouble printing on uneven surfaces.  You
  1994.                 might also try using a different brand of envelope.  As far
  1995.                 as national brands go I have found that Meade recycled-
  1996.                 fibre "security" envelopes work very well, but the Stuart
  1997.                 Hall ones do not (too thick); Nobility recycled envelopes
  1998.                 have a flat sealing edge which is perfect for lasers.
  1999.  
  2000.                     During envelope printing you can press Esc to cancel
  2001.                 printing.
  2002.  
  2003.                     If the soft font MAILCODE.SFL is in your WML directory
  2004.                 then postal bar codes will automatically be printed on
  2005.                 laser envelopes which have U.S. zip codes.  Bar codes on
  2006.                 dot matrix envelopes & labels is coming soon.
  2007.  
  2008.                     9.  Labels                        ______
  2009.  
  2010.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  2011.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  2012.                 print the labels.
  2013.  
  2014.                       For laser labels, you will be asked for the
  2015.                 specifications of your label sheet -- the number of labels
  2016.                 across and inches (vertically) between labels.
  2017.  
  2018.                       For impact printer labels, you will be given the menu
  2019.                 of label types from which to choose the one you are using.
  2020.  
  2021.                     Note: During label printing you can press Esc to cancel
  2022.                 printing.
  2023.  
  2024.                     You can change the left offset for impact printers on
  2025.                 the Preferences/Label Types screen.  Some impact printers,
  2026.                 such as the NEC P5300, have the paper sensor a few inches
  2027.                 from the left margin.  If you use a narrow strip of labels,
  2028.                 such as the common 3.5 x 15/16 labels, the printer will not
  2029.                 "see" the labels and will, therefore, not print.
  2030.  
  2031.                     This is where the left offset comes in handy.  You can
  2032.                 set a left offset of, say, 1.5 inches, then load your
  2033.                 labels 1.5-inches from the left margin.
  2034.  
  2035.                     Got something for everybody in here...  :)
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.                                          -28-
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.                     10. Phone Book                        __________
  2059.  
  2060.                     You can print the phone book on your dot matrix or
  2061.                 laser printer.  A 12cpi to 17cpi mono-spaced (fixed) font
  2062.                 will work best for the phone book, although the entries
  2063.                 themselves work quite well with proportional fonts.  If you
  2064.                 use a proportional font for the titles you will find that
  2065.                 the index at the top right of the page "floats."  Short of
  2066.                 figuring out how to do width tables, this was the best I
  2067.                 could come up with.  So just use Courier 12 or something
  2068.                 like that.  Experiment to find the best method to print the
  2069.                 phone book on your equipment.
  2070.  
  2071.                     The phone book will only include records which have
  2072.                 been selected for printing, and does not ask to update the
  2073.                 Times Mailed and Last Mail Date.  Entries without a phone
  2074.                 number will just show the name & address (no trailing dots
  2075.                 after the name).
  2076.  
  2077.                     11. Zip/Postal Code Distribution List                        _________________________________
  2078.  
  2079.                     Here is a useful report for people who do bulk
  2080.                 mailings.  It shows each of the zip codes included in the
  2081.                 open file's Selected records along with a count of the
  2082.                 total number of entries in that zip/postal code.  U.S. zip
  2083.                 codes are classified by the 5-digit zip even if the entry
  2084.                 has a 9-digit zip.  When you print your bulk mailing, just
  2085.                 bring this report with you to the Post Office.  It is my
  2086.                 understanding that they will use the report rather than
  2087.                 count each envelope bundle by hand.
  2088.  
  2089.                     The Zip/Postal Code Distribution does not update the
  2090.                 times mailed or last mail date since it does not print any
  2091.                 entries.
  2092.  
  2093.  
  2094.           XI.   DATA ENTRY
  2095.  
  2096.                 This menu lets you enter data into a mailing list or define
  2097.           groups and abbreviations.
  2098.  
  2099.                 A.  Names
  2100.  
  2101.                 This is the main data entry screen of WML since it is where
  2102.           you enter and change your mailing list information.  You can only
  2103.           use this function when you have a mailing list file opened for
  2104.           use.  When you choose Names a window will open which has room for
  2105.  
  2106.                                          -29-
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.           all of the information for a single entry.  If the open file has
  2125.           any entries the window will be filled with the first entry on
  2126.           file.  If the file is empty, a blank form will be displayed.
  2127.  
  2128.                 As you move through a mailing list file, a file position
  2129.           indicator on the right side of the screen will change to show you
  2130.           the displayed record's position in the file.  When you are
  2131.           entering a new record the indicator turns yellow (or bright white
  2132.           on a monochrome monitor) and is positioned at the bottom.
  2133.  
  2134.                     1.  Special Keys and Key Combinations                        _________________________________
  2135.  
  2136.                     While on the Names screen there are several special
  2137.                 keys (such as PgDn) and key combinations (such as ^PgDn)
  2138.                 shown at the bottom of the screen.
  2139.  
  2140.                 PgDn    Move forward (down) through the file.  If you press
  2141.                         PgDn on the last record on file, What Mailing List?
  2142.                         will beep.
  2143.                 PgUp    Move backward (up) through the file.  If you press
  2144.                         PgUp on the first record on file, What Mailing
  2145.                         List? will beep.
  2146.                 ^PgDn   "Control-PageDown" -- hold down the key marked Ctrl
  2147.                         and press the PgDn key.  This tells WML to begin
  2148.                         adding new records.
  2149.                 ^Home   "Control-Home" -- moves to the first entry on file. 
  2150.                         Hold down the Ctrl key then press the Home key.
  2151.                 ^End    "Control-End" -- moves to the last entry on file. 
  2152.                         Hold down the Ctrl key then press the End key.
  2153.  
  2154.                     2.  Function Keys (F-Keys)                        ______________________
  2155.  
  2156.                     On the bottom of the screen you will see several
  2157.                 function keys defined.  Function keys are labelled "F1"
  2158.                 through "F10" along the left side of your keyboard, or "F1"
  2159.                 through "F12" along the top of your keyboard.
  2160.  
  2161.                     3.  Alt Key Combinations                        ____________________
  2162.  
  2163.                     On the right-hand side of the window you will notice
  2164.                 four toggles: Delete, Bad, Omit, and Select.  The first
  2165.                 letter of each option is highlighted to indicate the Alt-
  2166.                 key combination to use.
  2167.  
  2168.                     Example:  To toggle the delete flag hold down the <Alt>
  2169.                 key (like you would the <Shift> key) and press the letter
  2170.                 "D".
  2171.  
  2172.                                          -30-
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2186.  
  2187.  
  2188.  
  2189.  
  2190.                     4.  Using Filters                        _____________
  2191.  
  2192.                     If you have selected one or more filters from the Index
  2193.                 menu the entries you see will be only those included in the
  2194.                 filter at the time the filter was set.  The Names screen
  2195.                 will begin with the first entry with the filter criteria
  2196.                 (e.g., the first deleted record on file may actually be the
  2197.                 fifth record).
  2198.  
  2199.                     When records within a filtered set of records change,
  2200.                 those records remain within the filtered set of records. 
  2201.                 To illustrate, if you have the filter set to show you only
  2202.                 those records which are selected for printing, then you go
  2203.                 to the Names screen and change the Select flag for a
  2204.                 record.  Since this record is no longer selected for
  2205.                 printing it doesn't "belong" in the filtered set of records
  2206.                 any more, but WML leaves it there so you can review the
  2207.                 changes you have made to the records which were originally
  2208.                 filtered.
  2209.  
  2210.                     To reset a filter (e.g., using the above example, to
  2211.                 eliminate the records which were changed from the filtered
  2212.                 set), just toggle the filter setting OFF then back ON
  2213.                 again.
  2214.  
  2215.                     As you use the PgUp and PgDn keys the display will jump
  2216.                 to the next or previous entry with the filter criteria. 
  2217.                 The F2 (Find) key will display only those selections
  2218.                 included in the filter.
  2219.  
  2220.                     Note: I decided that filters are more useful if they do
  2221.                 not change dynamically.  That is, if you have the filter
  2222.                 set to Selected records then you Clear (or un-select) a
  2223.                 record, that record will still be in the filtered list
  2224.                 until you reset the index or filter options.  Think of it
  2225.                 this way: if you are reviewing a bunch of records you had
  2226.                 marked for printing to make a final decision, it would be
  2227.                 really a pain if, every time you changed a Select status
  2228.                 flag, entries disappeared from your review list so you
  2229.                 couldn't see which ones you had Cleared from being printed.
  2230.  
  2231.                     If you want to reset the filtered list after changing
  2232.                 many records, just go to the Index menu and turn the filter
  2233.                 off and back on.
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.                                          -31-
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.                     5.  Getting Help (F1/Help)                        ______________________
  2257.  
  2258.                     When you see the "F1/Help" message at the bottom left
  2259.                 of your screen if means there is context-sensitive help
  2260.                 available for the field on which the cursor is sitting. 
  2261.                 Whether or not the message is displayed you can press the
  2262.                 "F1" key for help.  If there is no specific help for the
  2263.                 item you are on you will get the Help Index.
  2264.  
  2265.                     In the State/Province field pressing F1 brings up a
  2266.                 list of U.S. State and Canadian Province names from which
  2267.                 you may browse and select one.  The abbreviation for the
  2268.                 selected State or Province will be placed in the record.
  2269.  
  2270.                     6.  Locating Another Entry (F2/Find)                        ________________________________
  2271.  
  2272.                     Use this function key to navigate through your mailing
  2273.                 list.  F2/Find opens a window showing all of the entries on
  2274.                 file, one line per entry.  You can browse through the list
  2275.                 to jump directly to the entry you want.
  2276.  
  2277.                     You will notice new function keys at the bottom of the
  2278.                 screen while the Find function is active.  You can press a
  2279.                 letter or number to go directly to the index-key entry
  2280.                 beginning with that letter or number (if you are using the
  2281.                 Zip index press a "9" to jump to the first entry with a "9"
  2282.                 zip code; if you are using the Company Name index you could
  2283.                 press "K" to jump to the first company beginning with
  2284.                 "K")5.  Use the arrow and PgUp/PgDn/Home/End keys to move
  2285.                 around the list.  Press <Enter> to use the entry which is
  2286.                 highlighted.
  2287.  
  2288.                     7.  Grouping Entries Together (F3/Group)                        ____________________________________
  2289.  
  2290.                     F3 opens a window showing all of the groups defined
  2291.                 with arrows next to ones to which this record belongs.  You
  2292.                 define groups by using the Data Entry/Groups screen
  2293.                 (defined below).  Basically, just highlight a group and
  2294.                 press <Enter>; the arrow will appear and disappear (toggle)
  2295.                                         ____________________
  2296.  
  2297.                5    The  index is  determined by  the setting of  the Index
  2298.                     menu.  If the index is set to Address, then the entries
  2299.                     will be sorted by whatever is in the first address line
  2300.                     -- starting  with blanks,  then numbers,  then letters.
  2301.                     The  current index is  displayed on the  status line at
  2302.                     the bottom of the screen.
  2303.  
  2304.                                          -32-
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.                 next to it -- an arrow means that the entry belongs to this
  2323.                 group.
  2324.  
  2325.                     When you press the F3/Group key a window appears
  2326.                 showing the groups defined.  Inside the window all of the
  2327.                 group descriptions for this mailing list file are displayed
  2328.                 (up to 255 groups).  You can move through the list using
  2329.                 the up/down arrow keys, the PgUp/PgDn keys, or by pressing
  2330.                 the first letter of the group description you wish to find. 
  2331.                 When a group is highlighted, press <Enter> to select it or
  2332.                 clear the selection.  Selected groups have an arrow to the
  2333.                 left of them.  When a group is Selected for an entry, it
  2334.                 means that this person or business is a part of that group. 
  2335.                 For example, if you have a group called "Christmas List"
  2336.                 you can Select this group for all people you want to be on
  2337.                 your Christmas list.
  2338.  
  2339.                     8.  Adding New Records                        __________________
  2340.  
  2341.                     When you first use the Names screen on a new (empty)
  2342.                 file, WML will automatically place you in Add mode.  Once
  2343.                 the file has information, however, you are initially placed
  2344.                 in Edit mode (i.e., existing information is displayed for
  2345.                 you to view and/or change).
  2346.  
  2347.                     To add a new record to the file just press ^PgDn (hold
  2348.                 down the Ctrl key then press the PgDn key).  This places                         ____                    ____
  2349.                 you in Add mode.  You will see a blank data entry form and
  2350.                 the file position indicator will go to the bottom and turn
  2351.                 yellow (or bright white on a monochrome monitor).
  2352.  
  2353.                     While adding new records What Mailing List? checks for
  2354.                 duplicate names and addresses.  If you have duplicate
  2355.                 checking enabled (on the Preferences menu) you will see an
  2356.                 information window telling you about any duplicates and
  2357.                 asking permission to continue.  An entry must contain
  2358.                 something unique in personal and company name.  You can't
  2359.                 enter two records with the same personal names and company
  2360.                 name.  The only time I can think that you might need to
  2361.                 enter a duplicate is if the same person & company has two
  2362.                 offices.  I may figure out a way around this soon...
  2363.  
  2364.                     When you are finished entering new addresses you can
  2365.                 change modes in one of three ways:
  2366.  
  2367.                 1.  Press ESC on a blank form to return to the menu (if you
  2368.                     press ESC and have changed any information on the
  2369.  
  2370.                                          -33-
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.  
  2388.                     screen you will be given a message and an opportunity
  2389.                     to save it -- don't worry)
  2390.                 2.  Press PgUp to move "up" to the existing records in the
  2391.                     file (i.e., switch to "change" mode)
  2392.                 3.  Press F2 (Find) to locate an existing record
  2393.  
  2394.                     To abandon new information (i.e., if you have started
  2395.                 entering something on the screen and decide you don't want
  2396.                 to save it), press the Esc key before you finish the                                               ______
  2397.                 screen.
  2398.  
  2399.                     9.  Changing Existing Records                        _________________________
  2400.  
  2401.                     While an existing record is displayed you can change
  2402.                 information, mark it for deletion, exclude it from being
  2403.                 printed, or mark it as being a bad address.
  2404.  
  2405.                     You can use your mouse to go to the field you want to
  2406.                 change or use the arrow keys to move around.  After you
  2407.                 have made changes just press F7 (Save), or press Esc
  2408.                 (Cancel) to abandon any changes you made.
  2409.  
  2410.                     10. Using the Delete/Omit/Bad Address Flags                        _______________________________________
  2411.  
  2412.                     On the right side of the Names data entry window you
  2413.                 will notice four lines which have square brackets [ ] to
  2414.                 the left of them.  These are called flags (since they flag                                                    _____
  2415.                 a condition) or toggles (since they act like toggle                                _______
  2416.                 switches, being turned on and off).  If there is a check-
  2417.                 mark ( ) inside the brackets then this item is selected,
  2418.                 otherwise it is not.  For example, if a check-mark is next
  2419.                 to the "Delete" flag then this record is marked for
  2420.                 deletion and will be removed from the file the next time it
  2421.                 is Packed.
  2422.  
  2423.                     You can set the toggles either with a mouse or the
  2424.                 keyboard.  To use a mouse just place the mouse cursor
  2425.                 anywhere on the item you want to change and press the left
  2426.                 button.  The check-mark will turn on and off as you click
  2427.                 on the option.  To use the keyboard just hold down the Alt
  2428.                 key and press the highlighted letter of the flag you wish
  2429.                 to toggle (e.g., "D" for the Delete flag).
  2430.  
  2431.                     The Delete toggle indicates whether a record is to be
  2432.                 removed from the file the next time the File/Pack option is
  2433.                 used.  The Bad Address toggle indicates that the entry is a
  2434.                 bad address and should not be printed.  Likewise, Exclude
  2435.  
  2436.                                          -34-
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448.  
  2449.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2450.  
  2451.  
  2452.  
  2453.  
  2454.                 indicates an entry which should not be included in print-
  2455.                 outs.  Records marked Bad or Exclude cannot be selected for
  2456.                 printing.  The Select flag indicates whether the entry is
  2457.                 selected for printing.  Only those entries which are
  2458.                 selected for printing will print.
  2459.  
  2460.                     11. Using Smart Zip                        _______________
  2461.  
  2462.                     Release 2.0g of WML brings Smart Zip -- a feature which
  2463.                 can save a lot of typing if your mailings tend to target a
  2464.                 region.  Using Smart Zip is easy -- it's automatic, there's
  2465.                 nothing to do.  Every time you type in a zip/postal code,
  2466.                 WML will look for it.  The state/province will always be
  2467.                 filled in for you, although it is not always 100% accurate
  2468.                 since some states overlap (according to the information I
  2469.                 have).  If the exact zip code is on file (5 digits checked
  2470.                 for U.S. zips) the city will also be filled in.  Otherwise,
  2471.                 the city and state/province you enter will be remembered
  2472.                 and the next time you type that zip code the city &
  2473.                 state/province will be filled in automatically.
  2474.  
  2475.                     12. Macros & Key Words                        __________________
  2476.  
  2477.                     Some mailing list packages use function key (F-key)
  2478.                 macros to save you typing and let you define "key words"
  2479.                 for entries.  What Mailing List? does all this, too, but in                              __________________
  2480.                 a slightly different way.
  2481.  
  2482.                     The use of macros can be simulated using WML's
  2483.                 Abbreviations (described below).  A simple 1-5 letter
  2484.                 abbreviation can expand to whatever you need.  For example,
  2485.                 you can define an abbreviation "POB" which expands to the
  2486.                 full text, "P.O. Box" or even "Post Office Box."
  2487.  
  2488.                 Note:   Abbreviations are used on the address,
  2489.                         comments, and city fields (although the
  2490.                         city is usually automatically filled in via
  2491.                         Smart Zip).
  2492.  
  2493.                     "Key words" are usually one or more short fields in
  2494.                 which you can put short key words (like "PRO" for
  2495.                 "Prospects", "XMAS" for "Christmas List", etc.).  WML gives
  2496.                 you two flexible ways of accomplishing this same goal
  2497.                 without cluttering the screen with extra fields:
  2498.  
  2499.                     1. Define group names into which your entries fit (such
  2500.                 as "Service companies," "Christmas list," etc.).  While
  2501.  
  2502.                                          -35-
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.  
  2520.                 entering a new name or viewing an existing entry just press
  2521.                 the F3 key to pop-up the Groups window.  An entry can
  2522.                 belong to none or as many as 20 groups.  When you want to
  2523.                 print your Christmas list just use Print/Select/Query
  2524.                 (under the "File" menu, described above):  Under the
  2525.                 "Groups" menu choose the "Select" option.  You will see the
  2526.                 familiar pop-up window showing all group definitions. 
  2527.                 Select as many groups as you want then press F7.  All
  2528.                 entries in those group(s) are now selected to print.
  2529.  
  2530.                     2. Place key words or phrases in the comment lines. 
  2531.                 Let's say you had a customer list and in the comment lines
  2532.                 you liked to keep track of which computer equipment your
  2533.                 client's owned.  You might put things like XT, AT, 386,
  2534.                 Laser, Tape, VGA, DTP, etc. in your comments.  When you
  2535.                 want to mail a notice to all of your desktop publishing
  2536.                 clients ("DTP" people), just use Print/Select/Query (under
  2537.                 the "File" menu, described above):  Under the "Phrase" menu
  2538.                 choose the "Select by phrase in comment" option; enter the
  2539.                 key "DTP" and press <Enter>.  All entries with "DTP"
  2540.                 somewhere in the comments are now selected to print.
  2541.  
  2542.                 B.  Groups
  2543.  
  2544.                 Use this screen to define and change up to 255 group
  2545.           descriptions.  Grouping entries together makes it easy to select
  2546.           just the people you want for mailings.  For example, if you are
  2547.           setting up a mailing list for your business which will contain
  2548.           retail stores and service companies you might want to make groups
  2549.           for each type of business.  You might also want to set up groups
  2550.           to identify the people who have responded to a mailing and those
  2551.           who have not.
  2552.  
  2553.                 Note:  Groups are an optional part of each record.  An
  2554.           entry may belong to no groups at all, or it may belong to a
  2555.           maximum of 20 groups.
  2556.  
  2557.                 Use the Up and Down Arrows to highlight existing entries
  2558.           and press <Enter> to edit.  Press the Ins (Insert) key to insert
  2559.           a new entry.  Press the Del (Delete) key to delete (erase) an
  2560.           entry.
  2561.  
  2562.                 Note:  When you tag a mailing list entry as belonging to a
  2563.           particular group, WML remembers the record number of the group,
  2564.           not the actual name.  So if you change the name of a group all
  2565.           entries will reflect the change.  If you delete a group, any
  2566.           entries which were part of that group will remember the record
  2567.  
  2568.                                          -36-
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2582.  
  2583.  
  2584.  
  2585.  
  2586.           number; next time this record gets used for a new group these
  2587.           entries will "belong" to the new group.  The reason for this is
  2588.           that it could be a very slow process to have WML search through
  2589.           every mailing list file to remove a group codes from all files --
  2590.           if you had many large mailing lists it could take minutes or
  2591.           hours to delete a group code.  I didn't think that was a good way
  2592.           to do things...
  2593.  
  2594.                 C.  Abbreviations (Macros)
  2595.  
  2596.                 This handy feature lets you define abbreviations to be used
  2597.           in entering your data.  This is the same concept as a macro. 
  2598.           Abbreviations will be used on the address, city, and comment
  2599.           lines of entries.
  2600.  
  2601.                 Use Ins/Del to insert and delete abbreviations, or use the
  2602.           Up/Down arrows to highlight and change existing abbreviations.
  2603.  
  2604.                 An abbreviation entry consists of an abbreviation and the
  2605.           full text for the abbreviation.  For example, an abbreviation
  2606.           might be "LA" and the full text "Los Angeles."  Any time you put
  2607.           "LA" on the city, first address line, or any of the comment lines
  2608.           it will be expanded to say "Los Angeles."
  2609.  
  2610.  
  2611.           XII.  INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF ENTRIES)
  2612.  
  2613.                 This menu lets you change the order in which the entries in
  2614.           your mailing list are displayed and printed.  There are four
  2615.           indexing options and two filter options from which to choose:
  2616.  
  2617.                 1.  by Name -- will sort entries by Surname plus First Name
  2618.                     plus a portion of the Company Name.
  2619.                 2.  by Company Name -- will sort entries by Company Name
  2620.                     plus Surname plus a portion of the First Name.
  2621.                 3.  by Address -- will sort entries by the first address
  2622.                     line plus a portion of Surname plus a portion of First
  2623.                     Name plus a portion of Company Name.
  2624.                 4.  by Zip/Postal code -- will sort entries by zip/postal
  2625.                     code plus a portion of Address.
  2626.  
  2627.                 5.  Filtered to include Selected records only.  This
  2628.                     option, when activated (a dot appears to the left),
  2629.                     allows only the records which are selected for printing
  2630.                     to be displayed and modified.  To state the reverse,
  2631.                     any records which are not selected for printing will
  2632.  
  2633.  
  2634.                                          -37-
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.  
  2646.  
  2647.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651.  
  2652.                     seem to be gone -- they will not show up on the screen
  2653.                     nor on the F2 (Find) window.
  2654.                 6.  Filtered to include Deleted records only.  When
  2655.                     activated (a dot appears to the left), only records
  2656.                     which are marked for deletion will show up on the Names
  2657.                     data entry screen, including the F2 (Find) window.
  2658.  
  2659.                 A.  Changing the Index
  2660.  
  2661.                 The active index has a dot to the left of it.  To select a
  2662.           different index and/or to clear any filters (on the bottom
  2663.           section of the Index menu), just highlight or press the first
  2664.           letter of the index you would like to use.  Only one index can be
  2665.           active at a time.
  2666.  
  2667.                 B.  Filters
  2668.  
  2669.                 A filter is a way of limiting what you see, just like a
  2670.           camera filter.  This makes it easier to review certain entries,
  2671.           especially in very large mailing lists.
  2672.  
  2673.                     1.  Setting a Filter                        ________________
  2674.  
  2675.                     Let's say you selected all records in Group A for
  2676.                 printing and then wanted to browse that list, eliminating a
  2677.                 few here and there to reach a goal of 75 mailings.  Just
  2678.                 use the Index menu to set the "Selected filter" ON (a dot
  2679.                 will appear to the left when it is ON).  You will see a bar
  2680.                 graph as the open file is filtered (on smaller files it may
  2681.                 fly by so quickly you'll barely know it was there).  Now,
  2682.                 when you go to the Data Entry/Names screen you will see the
  2683.                 first record on file which is selected for printing (which
  2684.                 may not necessarily be the first actual record on file).
  2685.  
  2686.                     Pressing the PgUp and PgDn keys will move you around
  2687.                 with the filtered list.  If you press the F2 (Find) key,
  2688.                 the window will contain only the filtered list.  It may
  2689.                 seem as if the other records are gone, but a quick look at
  2690.                 the status line at bottom of the screen will tell you that
  2691.                 the number of records in your file has not changed.
  2692.  
  2693.                     2.  Clearing a Filter                        _________________
  2694.  
  2695.                     To clear a filter just select it again from the Index
  2696.                 menu.  Filters are toggles -- select once to turn ON, again
  2697.                 to turn OFF, again to turn ON, etc. etc.
  2698.  
  2699.  
  2700.                                          -38-
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.           XIII. PREFERENCES
  2719.  
  2720.                 The Preferences menu contains options which help you
  2721.           customize the operation of WML and set necessary parameters, such
  2722.           as the type(s) of printer(s) you have.  Preferences are in two
  2723.           groupings on the menu, separated by a horizontal line.  The upper
  2724.           options are screens; the bottom two options are toggles (i.e.,
  2725.           they are either "on" or "off").  A dot next to any of the bottom
  2726.           three toggles indicates that it is "on."
  2727.  
  2728.                 Please check each Preferences screen before making full use
  2729.           of WML, otherwise something might seem wrong with the software
  2730.           whereas it is due to the set of conditions under which WML is
  2731.           operating.
  2732.  
  2733.                 A.  Setting Your Return Addresses
  2734.  
  2735.                 You can set up to two return addresses which you would like
  2736.           to print on laser envelopes.  Each address may contain up to four
  2737.           lines, and can include punctuation, even quotation marks and
  2738.           commas.
  2739.  
  2740.                 When you are finished with this screen you can click on
  2741.           "Ok" to save the information and exit, "Cancel" to ignore any
  2742.           changes and exit, or use the keyboard keys F7 to Save or Esc to
  2743.           cancel.
  2744.  
  2745.                 B.  Setting Envelope Size
  2746.  
  2747.                 I expect that most folks, like me, tend to use the same
  2748.           kind of envelope time and again, and it's probably a #10
  2749.           "business" envelope.  So I decided to keep this screen simple and
  2750.           just have a single definition for an envelope which can be
  2751.           changed from time to time, if necessary.
  2752.  
  2753.                 There are just three numbers to fill in:  The width of the
  2754.           envelope (left to right), the length (top to bottom), and the
  2755.           left margin for the return address.  Enter fractions of an inch
  2756.           as decimal figures (e.g., 1/2 is .5, 1/8 is .125, etc.).  The
  2757.           left margin adjustment can be negative or positive.  A negative
  2758.           number will move the return address to the left, a positive
  2759.           number will move it to the right.
  2760.  
  2761.                 C.  Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types
  2762.  
  2763.                 Version 2 brings a vastly enhanced label system.  Now,
  2764.           instead of picking two labels from a list, you always have access
  2765.  
  2766.                                          -39-
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.  
  2784.           to the entire list of defined label types.  And instead of only
  2785.           one user-defined label type, ALL label types are now user-
  2786.           definable.
  2787.  
  2788.                 WML is pre-configured for a few common label types, such as
  2789.           the ever-popular 1-across 3½-inch by 15/16-inch labels which are
  2790.           commonly sold in boxes of 5,000.  There are several blank,
  2791.           undefined label types which you can set up yourself.  In
  2792.           addition, you can even change the pre-defined labels to whatever
  2793.           you need.
  2794.  
  2795.                 First you will see the menu of label choices.  Highlight
  2796.           the one you want to change and press <Enter>.  A window will open
  2797.           showing the name of the label and all of the measurements.  Type
  2798.           a short name (such as "Mailing", "Shipping", "Disk", etc.) to
  2799.           indicate the type of label.  Enter the width of the actual label
  2800.           (i.e., how much room there is upon which to print), the vertical
  2801.           distance from the top of one label to the top of the next, the
  2802.           horizontal distance from the left side of one label to the left
  2803.           side of the next, and the number of labels across.
  2804.  
  2805.                 You can use the Up and Down Arrow keys to move between
  2806.           lines, or point and click with a mouse.  When you are finished
  2807.           click on "Ok" to save or "Cancel" to abandon any changes, or use
  2808.           the keyboard keys F7 to Save or Esc to cancel.
  2809.  
  2810.                 D.  Settings: Back-up, Country, & Directory Display
  2811.  
  2812.                     1.  Back-up & Restore Method
  2813.  
  2814.                     Under the File menu are options which allow you to
  2815.                 back-up and restore your data to/from other disks for
  2816.                 safety.  These operations will use the DOS COPY command
  2817.                 unless you use this option to change it.
  2818.  
  2819.                     You will see a menu of four choices of methods to use
  2820.                 when backing-up and restoring:  DOS COPY (the default),
  2821.                 ARJ, LHARC, or PKZIP.  In order to use ARJ, LHARC, or PKZIP
  2822.                 compression software you must have the compression
  2823.                 programme available in your DOS PATH.  In addition, you
  2824.                 will also need enough free memory (RAM) to run both WML and
  2825.                 the compression software.
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.                                          -40-
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2846.  
  2847.  
  2848.  
  2849.  
  2850.                     2.  Mailing to Various Countries (Country setting)
  2851.  
  2852.                     WML has been designed to validate data differently for
  2853.                 U.S., Canadian, and other (International) addresses.  By
  2854.                 using the proper country setting you will have the
  2855.                 following abilities and features:
  2856.  
  2857.                   The U.S. setting will only allow numerical zip codes in
  2858.                   the format #####-######, telephone numbers in the format
  2859.                   (###) ###-####, dates in the format MM/DD/YYYY, and state
  2860.                   two-letter abbreviations.  If you enter a full State name
  2861.                   (properly spelled, of course) WML will find its
  2862.                   abbreviation for you.
  2863.  
  2864.                   The Canadian setting allows postal codes only in the
  2865.                   format A#A #A# (where A is a letter and # is a number),
  2866.                   telephone numbers as (###) ###-####, dates in the format
  2867.                   DD-MM-YYYY, and province abbreviations.  If you enter a
  2868.                   full province name WML will find its abbreviation for
  2869.                   you.
  2870.  
  2871.                   The U.S. & Canadian setting accepts data in either of the
  2872.                   formats mentioned above.  Dates are presented in the
  2873.                   format "## AAA ####".  For example, "17 Sep 1992".
  2874.  
  2875.                   The International setting does the least "work" for you:
  2876.                   it does not format zip codes or telephone numbers and
  2877.                   does not look up state/province abbreviations. 
  2878.                   Everything you enter is treated as literal information. 
  2879.                   Dates are displayed in yyyy-mm-dd format.
  2880.  
  2881.                     3.  Directory Display Format
  2882.  
  2883.                     Some of the options under the File menu, such as Open
  2884.                 and Erase, display files on your disk.  You can choose one
  2885.                 of three ways to display these files:
  2886.  
  2887.                 1.  The DOS file name followed by the size, date, and
  2888.                     description
  2889.                 2.  The DOS file name only
  2890.                 3.  The description (long name) followed by the DOS file
  2891.                     name, size, and date.
  2892.  
  2893.                     WML sorts the files from left to right, so format #1
  2894.                 and #2 will be in the same order, but #3 will be sorted
  2895.                 according to the descriptions of each file.
  2896.  
  2897.  
  2898.                                          -41-
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2912.  
  2913.  
  2914.  
  2915.  
  2916.                     4.  Error Tone
  2917.  
  2918.                     When some type of error or warning message is displayed
  2919.                 on the screen, you reach the end of a field, press a wrong
  2920.                 letter in a menu, etc., WML can alert you with one of three
  2921.                 sounds or you may select "No sound" for silent operation.
  2922.  
  2923.                     5.  Automatic 11-digit Zip
  2924.  
  2925.                     If this feature is enabled then WML will figure out the
  2926.                 extended zip code for any address which has a 9-digit zip. 
  2927.                 According to the USPS this is normally accurate but there
  2928.                 may be exceptions.  When an envelope is pre-barcoded it
  2929.                 seems to me that it goes coast-to-coast a day faster.  If
  2930.                 you are doing ordinary first class mailings having a bad
  2931.                 barcode would take away that one day advantage and maybe
  2932.                 even add a day for them to correct it.  If you are doing a
  2933.                 bulk mailing, an improper bar code is grounds for trash-
  2934.                 canning your mail - you'll never know about it (so you
  2935.                 can't correct the mistake), but it isn't otherwise a
  2936.                 problem.
  2937.  
  2938.                     Of course, it is best if your mailing list is entirely
  2939.                 accurate.  This is almost entirely impossible with large
  2940.                 lists, but you can get closer to that goal using the post
  2941.                 office and third-party vendors who can correct your lists
  2942.                 and provide the full 11-digit zip.  Ask your postmaster for
  2943.                 information about submitting a disk for free updating by
  2944.                 the post office.
  2945.  
  2946.                     The Post Office will verify a given mailing list file
  2947.                 only once - after that you will have to go to the C.A.S.
  2948.                 who provide the service for a fee.  If your mailing list
  2949.                 consists of local addresses, the Post Office's one-time
  2950.                 free service will probably be all you'll ever need.  If you
  2951.                 get your list verified then a year later you go after a new
  2952.                 market and create a new list, this new list is eligible for
  2953.                 the PO's free one-time service.  I'm really impressed that
  2954.                 such an excellent service is free of charge and that it is
  2955.                 beneficial to all parties.
  2956.  
  2957.                 E.  Defining your Printers
  2958.  
  2959.                 WML can use two printers, a laser and a dot matrix.  The
  2960.           laser can be used to print envelopes and laser labels.  The dot
  2961.           matrix can be used to print continuous labels.  Either printer
  2962.           can be used to print group lists and phone books.  Until you
  2963.  
  2964.                                          -42-
  2965.  
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.  
  2976.  
  2977.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2978.  
  2979.  
  2980.  
  2981.  
  2982.           define your printer(s) and font(s) there will be a flashing
  2983.           message at the bottom of the screen and you will not be able to
  2984.           use the File/Print option.
  2985.  
  2986.                 The Printer definition window shows the current settings. 
  2987.           Use the arrow keys to move around, and press the F3 key to change
  2988.           anything.  For example, to set your dot matrix printer move the
  2989.           cursor to that line then press F3 and a menu of choices will
  2990.           appear.  Highlight your printer (or one compatible with it) and
  2991.           press <Enter>.  Then move down to the font definition and press
  2992.           F3 again.  Highlight your font selection and press <Enter>.  When
  2993.           you are finished, highlight the "Ok" button and press <Enter>. 
  2994.           Alternately, you can press F7 to save the screen and exit.
  2995.  
  2996.                     1.  Laser Printer Soft Fonts                        ________________________
  2997.  
  2998.                     You will need landscape (SFL) fonts for envelopes and
  2999.                 portrait (SFP) fonts for everything else.  You decide which
  3000.                 fonts to use once -- on the Preferences/Printers screen --
  3001.                 and, from then on, WML automatically uses these choices.
  3002.  
  3003.                     Consider an example: When you set the font for the
  3004.                 envelope return address you may choose any of your
  3005.                 printer's built-in fonts or a soft font.  If you select the
  3006.                 first item in the font list, "Select a soft font," you will
  3007.                 first be asked for the drive and/or path containing the
  3008.                 files.  The last directory you used will be the default.
  3009.  
  3010.                     After you enter a correct path you will be shown a list
  3011.                 of the landscape soft font files (*.SFL) in that directory. 
  3012.                 Use the arrow keys and PgUp/PgDn keys to move around,
  3013.                 highlight the one you want, and press <Enter>.  The soft
  3014.                 font file name will now be shown on the screen.
  3015.  
  3016.                     2.  Scalable Fonts                        ______________
  3017.  
  3018.                     A scalable font is a single font (e.g., CG Times,
  3019.                 Helvetica, etc.) which can be printed in practically any
  3020.                 size.  I have yet to see how a scalable soft font works and                                                        ____
  3021.                 I have no idea how one would work with WML (try it and see)
  3022.                 (then tell me!).
  3023.  
  3024.                     Printers like the H-P LaserJet III and IV have scalable
  3025.                 fonts built in.  This means you can pick a font, such as
  3026.                 Roman, and print in practically any size you want.
  3027.  
  3028.  
  3029.  
  3030.                                          -43-
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.  
  3042.  
  3043.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3044.  
  3045.  
  3046.  
  3047.  
  3048.                     When you select a scalable font WML will prompt you for
  3049.                 the pitch (cpi) or the point size, depending on whether it
  3050.                 is a fixed-pitch or proportionally-spaced font.  In general
  3051.                 numbers between 8 and 14 work best.  My favourite font for
  3052.                 both my laser and dot matrix is a Helvetica-type (sans
  3053.                 serif) font at 12cpi or 12 points.
  3054.  
  3055.                     3.  Post Office Considerations                        __________________________
  3056.  
  3057.                     The USPS uses OCR (optical code recognition) equipment
  3058.                 to automatically read machine-printed envelopes.  When it
  3059.                 works properly it can speed your mail through faster and on
  3060.                 bulk mailings it saves money.  For laser printers, a font
  3061.                 size of 8 to 18 points must be used; 10 to 12 points is
  3062.                 recommended.  It is also recommended that you use Sans
  3063.                 Serif fonts such as Helvetica, Swiss, or Univers (some of
  3064.                 which are provided with WML registration).  On dot matrix
  3065.                 printers use a 10cpi or 12cpi font.
  3066.  
  3067.                 F.  Duplicate Checking
  3068.  
  3069.                 WML can check for duplicate personal names, company names,
  3070.           and/or addresses while you are entering information.  Just select
  3071.           any or all of these flags - a dot to the left of the item means
  3072.           that it is "On."  You can toggle them on and off as desired;
  3073.           their setting will be saved.
  3074.  
  3075.                 Duplicate checking helps avoid duplicate entries which have
  3076.           different personal names or ones which have identical addresses
  3077.           but a different name.  The drawback is that dup checking can slow
  3078.           your computer down, so if you are working on a very large mailing
  3079.           list or a very slow computer you might want to try turning some
  3080.           or all of the duplicate checking options OFF to increase speed.
  3081.  
  3082.  
  3083.           XIV.  HELP
  3084.  
  3085.                 The Help menu has three options:  Index, About, and
  3086.           Settings.
  3087.  
  3088.                 Help/About gives you some information about your memory and
  3089.           how to reach me.
  3090.  
  3091.                 Help/Index gives you a list of help topics from which you
  3092.           may choose.  This is like a brief on-line manual.  To use it just
  3093.           highlight a topic and press <Enter> -- a helpful window of
  3094.           information will appear.
  3095.  
  3096.                                          -44-
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108.  
  3109.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3110.  
  3111.  
  3112.  
  3113.  
  3114.                 Help/Settings shows you the Preferences settings on a
  3115.           single screen so you can review them.
  3116.  
  3117.  
  3118.           XV.   ERROR MESSAGES
  3119.  
  3120.                 WML has three types of errors which you may experience:
  3121.  
  3122.                 1.  Logical error - this is a minor problem, not really an
  3123.                     error at all.  An example of this type of error is when
  3124.                     a duplicate entry is found.  These "errors" will appear
  3125.                     in a window and, once you press ENTER or click on "Ok"
  3126.                     WML will continue its operation.
  3127.  
  3128.                 2.  File error - these problems cause an error screen to
  3129.                     appear which suggests a possible solution to the
  3130.                     problem and, if you can't fix it, my address and phone
  3131.                     number is shown so you can mail me the error or call
  3132.                     me.  A common reason for this error is that an index
  3133.                     file contains a bad entry (perhaps due to a power
  3134.                     outage).  The most common solution to these problems is
  3135.                     to re-index your files (File/re-Index).
  3136.  
  3137.                 3.  Programme error - this is a mistake of mine and will
  3138.                     cause the programme to abruptly end with a one-line
  3139.                     error message and a message like "Press any key to
  3140.                     return to system."  Report these errors to me right
  3141.                     away, please.  WML is a huge programme, and the bigger
  3142.                     it gets, the more likely it is that bugs will creep in
  3143.                     there somewhere.  These errors get top priority and are
  3144.                     usually fixed and a new version released within a day.
  3145.  
  3146.                 If anything happens that you don't understand, or if you
  3147.           can't get WML to do what you want, I would appreciate knowing
  3148.           about this so I can fix the software or update the documentation
  3149.           as necessary.  Thank you for your help and support!  :)
  3150.  
  3151.  
  3152.                 That's about all I can think to babble about.  Enjoy!
  3153.  
  3154.  
  3155.  
  3156.  
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.                                          -45-
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.